Eksport Faktur Do Wybranego Formatu

CRM Vision zapewnia wygodny eksport faktur do wybranych programów księgowych. Eksport można wykonać z poziomu listy faktur, w prawym dolnym rogu wybierając przycisk "eksport danych - wybierz format":

Po wygenerowaniu pliku należy zaimportować go do programu księgowego.
UWAGA: Jeśli chcą Państwo aby w pliku znalazły się również faktury zaliczkowe niebędące końcowymi należy przed jego wygenerowaniem zmienić ustawienie w CRM dotyczące eksportu zaliczek:
Finanse -> Konfiguracja -> Faktury zaliczkowe - eksport z pozycjami tylko dla zaliczkowych końcowych.

Poniżej znajdą Państwo wskazówki jak wykonać import w wybranych programach księgowych.

CDN Optima

Pliki należy importować używając opcji Narzędzie - Praca rozproszona - Import.

Jeżeli taka opcja nie jest dla Państwa widoczna należy włączyć moduł pracy rozproszonej w zakładce:

system → konfiguracja → ogólne → praca rozproszona → tutaj określamy bardzo ważną rzecz: Identyfikator księgowości

Optima nie akceptuje plików z danymi, których nazwy zawierają polskie znaki. Konwerter usuwa takie znaki z nazw plików i zastępuje znakiem "_".

Wybrane ustawienia jakie można podać podczas eksportu z CRM:

· Identyfikator bazy źródłowej - informacja określająca skąd pochodzą dane, rejestrowana w bazie Optimy

· Dołącz nazwę nadawcy - do identyfikatora bazy źródłowej dodawany jest skrót nazwy firmy dostarczającej dane

· Identyfikator bazy docelowej - ta informacja musi być zgodna z ustawieniami Optimy Konfiguracja - Firma - Ogólne - Praca rozproszona - Identyfikator księgowości. Brak zgodności uniemożliwi import.

· Pozycje rejestru VAT wg - umożliwia określenie w jaki sposób będą generowane zapisy w rejestrze VAT: standardowo wg stawek VAT czy wg pozycji faktury. Druga opcja umożliwia zastosowanie precyzyjnego księgowania poszczególnych pozycji faktury.

· Kategoria - określenie kategorii dokumentu dla Optimy, może być puste.

· Nazwa rejestru VAT - należy wprowadzić nazwę rejestru VAT, do którego dokumenty mają być przypisane

· Rodzaj sprzedaży - wybór rodzaju sprzedaży dla ewidencji VAT

· Rodzaj zakupu - wybór rodzaju zakupu dla ewidencji VAT

· Kolumna KPiR - wybór kolumny KPiR dla zapisów ewidencji VAT. Nie dotyczy pełnej księgowości.

Symfonia FK

Pliki należy importować używając opcji  Firma - Import specjalny:

· Wybrać format importu "Symfonia ERP Handel".

· Wybrać szablon importu o nazwie "C:\Sage\Symfonia\szablon\hmffk.AMS" (przy instalacji Symfonii w standardowych katalogach).

· Uruchomić import. Symfonia podczas importu będzie prosiła o wskazanie danych, których nie będzie mogła sama zinterpretować.

UWAGA: Często popełnianym błędem przy konfiguracji importu jest użycie szablonu hmfk.AMS. Właściwym jest hmffk.AMS (z dwoma literami f).

Wybrane ustawienia jakie można podać podczas eksportu z CRM:

· Konto netto - nr konta do zaksięgowania wartości netto dokumentu.

· Konto VAT - nr konta do zaksięgowania kwoty VAT z dokumentu.

· Konto kontrahenta - konto rozrachunkowe kontrahenta do zaksięgowania kwoty brutto. Nr konta musi się kończyć znakiem K aby poprawnie zostało zidentyfikowane konto rozrachunkowe kontrahenta np.: 201-1-1-K

· Rejestr VAT - symbol rejestru VAT do którego ma zostać przypisany dokument

· Opis - tryb - w jaki sposób budować opis dokumentów.
 Opcja treść pozycji dokumentu działa poprawnie tylko dla niektórych formatów wejściowych takich jak Wapro Mag, Excel z pozycjami faktur.

· Opis - treść - opis dokumentu i zapisów na kontach.

Enova XML

Pliki należy importować używając opcji Plik - Importuj zapisy - Z pliku XML

Wybrane ustawienia jakie można podać podczas eksportu z CRM:

· Klucz kontrahenta oparty na polu - wybór klucza, wg którego Enova ma identyfikować kontrahentów. Domyślnym ustawieniem jest pole kodu (nazwy skróconej kontrahenta).

· Bez kodu kontrahenta (nadawany automatycznie przez enova) - zaznaczenie opcji spowoduje, że kod (nazwa skrócona) kontrahenta nie będzie eksportowany i zostanie nadany automatycznie przez enova. Dostępne tylko przy wyborze klucza wg NIP.

· Standaryzacja NIP - z numerów NIP w danych wejściowych usuwane są znaki spacji i myślnika.

· Sprzedaż Definicja - wybór domyślnej definicji dokumentu SPT lub SPU.

InsERT EDI++ (Rewizor, Rachmistrz wersje GT i Nexo)

Pliki generowane przez ten moduł mogą być importowane przez oprogramowanie Rewizor GT, Rachmistrz GT, Rewizor NEXO i Rachmistrz NEXO GT · Pliki należy importować używając opcji Narzędzia - Import. · Metodę synchronizacji danych kontrahentów ustawia się używając opcji Administracja - Parametry - Komunikacja. Domyślnie jest po Symbolu kontrahenta. W większości wypadków lepszym rozwiązaniem będzie wybór synchronizacji wg NIP. · Poprawność importu danych zależna jest od ustawień Schematu importu i dekretacji. · Dla dokumentów korygujących w polu uwagi podawany jest numer dokumentu korygowanego. Informacja ta może zostać wczytana do opisu w rejestrze VAT. Sposób konfiguracji schematu księgowania wg poniższego obrazu:   NEXO Import dokumentów można wykonać przy użyciu opcji Księgi -> Dekretacja dokumentów -> Komunikacja -> Import off-line EDI++ Przed pierwszym importem należy zdefiniować nadawcę dokumentów w opcji Ewidencje dodatkowe -> Konfiguracje -> Nadawcy dokumentów. Sprzedaż - ustawienia dla dokumentów handlowych sprzedaży · Kategoria - kategoria przypisywana dokumentom sprzedaży · Uzupełnij kategorię - określa czy nadpisywać kategorię z danych wejściowych (niektóre systemy dostarczają taką informację). Zakup - ustawienia dla dokumentów handlowych zakupu · Kategoria - kategoria przypisywana dokumentom zakupu · Uzupełnij kategorię - określa czy nadpisywać kategorię z danych wejściowych (niektóre systemy dostarczają taką informację) Dokumenty kasowe - ustawienia dla dokumentów kasowych · Kategoria - kategoria przypisywana dokumentom kasowym · Uzgodnienie identyfikatorów kas - programy InsERTu posługują się 3 literowym identyfikatorem definicji kasy. Często zdarza się, że zewnętrzny system posiada dłuższe identyfikatory kas, a pierwsze 3 znaki nie pozwalają na ich rozróżnienie. W takim przypadku należy w tym polu wprowadzić informacje dotyczące uzgodnień w postaci identyfikator_kasy_w_imporcie=3_literowy_identyfikator_kasy_w_rewizor, np.: KASA=KAS KH01=KH1 KH02=KH2 Dokumenty magazynowe - ustawienia dla dokumentów magazynowych · Kategoria - kategoria przypisywana dokumentom magazynowym · Generuj Symbol kontrahenta na podstawie jego NIP - ustawienie należy zastosować gdy źródło danych dostarcza jedynie informacji o pełnej nazwie kontrahenta (np. JPK FA), a wielu kontrahentów ma podobnie rozpoczynające się nazwy (np. "SKLEP PRZEMYSŁOWY"), co powoduje, że wygenerowany symbol z nazwy kontrahenta nie jest unikalny i uniemożliwia zapisanie tego kontrahenta w bazie Rewizora/Rachmistrza. Wygenerowane symbole kontrahentów zapewne będą mniej czytelne, ale możliwy będzie import danych do programu księgowego. · Zapisz kontrahentów jako jednorazowych - opcja pozawala określić czy w eksportowanych danych oznaczać kontrahentów jako jednorazowych. Dla takich kontrahentów nie są tworzone kartoteki w programie księgowym. Można wybrać opcję zamiany na jednorazowych kontrahentów bez NIP lub wszystkich kontrahentów. Domyślnie zamiana kontrahentów na jednorazowych nie jest wykonywana.