Integracja z MS Outlook

Celem instalacji rozszerzenia jest możliwość szybkiego i wygodnego dodawania odebranych i wysłanych wiadomości do systemu CRM. System na podstawie adresu e-mail odbiorcy lub nadawcy wiadomości wyszukuje odpowiedni kontakt i tworzy dla niego zdarzenie o kategorii „e-mail” uzupełniając odpowiednie dane takie jak data, treść i załączniki do wiadomości.

Warunkiem koniecznym do poprawnego działania rozszerzenia jest jednorazowe uzupełnienie odpowiednich danych konfiguracyjnych (patrz pkt. 3 → Konfiguracja rozszerzenia), a także wcześniejsze utworzenie kontaktu (wraz z adresem e-mail) w systemie CRM.

Pobranie rozszerzenia

Na stronie logowania do systemu w ramce integracja z programami pocztowymi znajdą Państwo link pobierz rozszerzenie za pomocą którego należy ściągnąć plik i zapisać go w wybranej lokalizacji na dysku lokalnym komputera.

Instalacja rozszerzenia

1. Przed uruchomieniem procesu instalacji prosimy o zamknięcie programu MS Outlook.
2. Wcześniej pobrany plik należy uruchomić poprzez dwukrotne kliknięcie myszką.
3. Od tej pory należy postępować zgodnie ze wskazówkami instalatora.
4. Należy zainstalować wszystkie komponenty proponowane przez program instalacyjny.
5. Po zakończeniu procesu instalacji należy uruchomić program MS Outlook.

↑ spis treści

Konfiguracja rozszerzenia

Po uruchomieniu programu MS Outlook należy kliknąć przycisk CRM-Konfiguracja, który będzie widoczny po przejściu do zakładki Dodatki (Outlook 2010-2013) lub od razu w osobnym pasku (Outlook 2003-2007).

Rys. 1 Widok przycisku konfiguracji w Outlooku 2010-2013

Rys. 2 Widok przycisku konfiguracji w Outlooku 2003-2007

W okienku konfiguracyjnym należy uzupełnić następujące pola:

• identyfikator firmy – jest to unikalny identyfikator Państwa firmy dla systemu CRM, znajduje się on między innymi w adresie www, przez który łączą się Państwo

z systemem - jest to ostatni wyraz adresu np. demo w przypadku adresu: http://crmvision.pl/app/demo

• login – login użytkownika wykorzystywany przez Państwa do autoryzacji w systemie
• hasło – hasło wykorzystywane przez Państwa do autoryzacji w systemie

Po uzupełnieniu tych danych można użyć przycisku „testuj połączenie” w celu sprawdzenia poprawności wpisanych danych.

• obsługa załączników – oznacza sposób w jaki program będzie traktować załączniki do wiadomości przy każdej próbie importu wiadomości e-mail do systemu. Należy wybrać jedną z dostępnych opcji:
  

- zawsze pytaj czy dodać – program za każdym razem gdy będziemy chcieli zaimportować wiadomość do systemu CRM zapyta nas czy wraz z wiadomością mają zostać zaimportowane także załączniki do tej wiadomości (jeżeli oczywiście wiadomość posiada załączniki)

- zawsze dodawaj do CRM – program przy próbie importu wiadomości automatycznie zaimportuje również jej załączniki do systemu CRM.

- nigdy nie dodawaj do CRM - program przy próbie importu wiadomości automatycznie pominie jej załączniki i nie zaimportuje ich do systemu CRM.

• obsługa projektów – oznacza sposób w jaki program będzie traktować wiadomości powiązane z kontaktami należącymi do projektów zarejestrowanych w systemie CRM. Należy wybrać jedną z dostępnych opcji:

- zawsze pytaj czy przypisać – program za każdym razem kiedy wykryje powiązanie z jakimkolwiek projektem zapyta czy chcemy aby wiadomość została przypisana również do wybranego projektu.

- nigdy nie przypisuj – program zawsze będzie ignorował powiązania z projektami i nie będzie do nich przypisywał importowanych wiadomości.

↑ spis treści

Korzystanie z rozszerzenia

W celu zaimportowania wiadomości do systemu CRM należy zaznaczyć wybraną wiadomość oraz kliknąć jeden z przycisków widocznych w zakładce Dodatki (Outlook 2010-2013) lub na pasku narzędzi(Outlook 2003-2007):

• CRM – wiadomość odebrana w przypadku gdy importujemy wiadomość otrzymaną wcześniej od kontrahenta
• CRM – wiadomość wysłana w przypadku wiadomości wysłanej do kontrahenta.

W przypadku wiadomości wysłanej do wielu kontrahentów system spróbuje zaimportować wiadomość dla każdego z nich.

Rys. 3 Widok przycisków importowania wiadomości w Outlooku 2010-2013

Rys. 4 Widok przycisków importowania wiadomości w Outlooku 2003-2007

↑ spis treści

Odinstalowanie rozszerzenia

Rozszerzenie można bardzo łatwo odinstalować za pomocą opcji usuwania programów w panelu sterowania systemu Windows. Rozszerzenie widoczne jest pod nazwą CRM Vision Outlook Plugin.