FAKTURY

Faktury

Opis

Moduł faktur pozwala na zarządzanie dokumentami przychodowymi oraz kosztowymi w firmie oraz posiada dwa tryby pracy:

• 'ewidencja faktur

Pozwala wyłącznie na wprowadzanie dokumentów do systemu bez ich wystawiania. Możliwe jest wprowadzanie podsumowania faktur lub wszystkich jej pozycji.

• 'wystawianie faktur

Pozwala na tworzenie dokumentów z podziałem na pro-formy i faktury vat. Dla każdego dokumentu może być generowany automatyczny numer na podstawie szablonu.

Sekcje

Status dokumentu

Możliwe statusy:

• nowa, nie zapisana - dokument nowotworzony, który nie został jeszcze zapisany w systemie

• w edycji - dokument zapisanym, który nie był jeszcze wystawiony

• wystawiona - dokument wystawiony i zablokowany do edycji

• cofnięta do edycji - wystawiona wcześniej faktura, która została cofnięta do edycji

• anulowana - dokument anulowany, który domyślnie nie będzie wyświetlany na liście

• zaakceptowana - tylko dla faktur kosztowych przy jednoczesnym włączonym module magazynowym

Możliwe akcje:

• Wystaw fakturę - dokument zostanie zablokowany do edycji i nowe pliki pdf zostaną wygenerowane. Przy włączonym module magazynowym spowoduje automatyczne wygenerowanie odpowiednich dokumentów WZ,PZ

• Akceptuj fakturę - odpowiednik Wystaw fakturę dla dokumentów kosztowych przy włączonym module magazynowym. Spowoduje automatyczne wygenerowanie odpowiednich dokumentów WZ,PZ. Nie generuje dokumentów pdf

• Cofnij do edycji - dostępna dla dokumentów wystawionych i pozwala na ponowną edycję danych dokumentu. Po ponownym wystawieniu pliki pdf zostaną ponownie wygenerowane

• Anuluj fakturę - ustawia dokumentowi status anulowany i domyślnie nie jest on wyświetlany na liście

• Przywróć - przywraca do edycji faktury, które zostały wcześniej oznaczone jako anulowane

• '''Jako zaliczka - dla faktury, która nie została jeszcze wystawiona, zmiana typu na zaliczkową

• Generuj pro-formę - generuje plik pdf z pro-formą faktury. Dostępna tylko dla faktur, które są w edycji

• Generuj duplikat - generuje duplikat faktury z bieżącą datą. Dostępna tylko dla faktur wystawionych

• Generuj ponownie - ponownie generuje pliki pdf na podstawie aktualnych danych. W zależności od aktualnego statusu przegenerowany zostanie plik pro-formy lub oryginału i kopii faktury

• Generuj dowód wydania - generuje plik pdf z listą pozycji stanowiącą dowód wydania

Data / miejsce

Dane pobierane są automatycznie z konfiguracji przy tworzeniu dokumentu i mogą być nadpisane innymi wartościami.

Nabywca

Z listy rozwijanej wybieramy pożądany kontakt. Wpisując dowolny ciąg znaków uruchamiamy automatycznie wyszukiwarkę kontaktu.

Dla dokumentów kosztowych istnieje możliwość wybrania opcji Wymuś brak kontrahenta. W tym przypadku pole na nazwę kontrahenta zostanie pominięte.

Po wybraniu kontrahenta jego dane zostaną załadowane oraz zostanie wyświetlone ostrzeżenie o ewentualnej niepoprawności danych.

Sprzedawca

Dane pobierane są automatycznie z konfiguracji przy tworzeniu i wystawianiu dokumentu.

Dokument

W sekcji tej definiujemy język, walutę i sposób generowania dokumentu (dostępny tylko dla faktur przychodowych).

Dostępne języki to polski, angielski i niemiecki oraz ich dwujęzyczne kombinacje z polskim.

Aby móc wybrać walutę dokumentu konieczne jest aktywowanie waluty w zakładce Kursy walut. System automatycznie pobierze zapisany kurs, który może zostać zmodyfikowany. Wszystkie wartości w pozycjach będą traktowane jako w walucie, a wartość w zł będzie przeliczana automatycznie na podstawie kursu.

Pozycje

Informacje można wprowadzić ręcznie lub załadować automatycznie na podstawie wcześniej wprowadzonych Towarów.

Podsumowanie / płatność

Dane na temat sposobu, terminy i daty płatności za fakturę. Podając kwotę wpłaty należy podać również termin dokonania płatności.

Dodatkowe informacje (nie będą widoczne na dokumencie)

Informacje, takie jak kategoria lub uwagi, które nie będą wyświetlane na dokumencie pdf, a mogą ułatwić w systematyzacji dokumentów.

Powiązane dokumenty

Lista dokumentów, z którymi dana faktura jest związana. Powiązanie może być do ofert, zamówień, faktur korygowanych lub korygujących albo to powiązanych zaliczek i dokumentów magazynowych.

Pliki

Zbiór plików jakie zostały wygenerowane lub dołączone przez użytkownika do faktury.

Powiązane projekty

Lista projektów, w których budżetach znalazła się faktura.

Funkcjonalności

• Jak wystawić korektę do faktury nie znajdującej się w systemie??

• Jak ustawić przypomnienie o terminie płatności faktur kosztowych??

Uprawnienia

uprawnienie	opis
dostęp do faktur moich kontaktów	odczyt faktur kontaktów których jestem opiekunem
dostęp do edycji faktur moich kontaktów	edycja faktur kontaktów których jestem opiekunem
odczyt faktur kontaktów do których mam prawo odczytu	odczyt faktur tylko tych kontaktów, do których ma prawo odczytu
edycja faktur kontaktów do których mam prawo edycji	edycja faktur tylko tych kontaktów, do których ma prawo edycji
pełen podgląd	dostęp tylko-do-odczytu do wszystkich faktur
pełen dostęp	pełny dostęp do edycji wszystkich faktur
wystawianie faktur	wystawianie faktur
cofnięcie wystawionej faktury do edycji	możliwość cofnięcia już wystawionej faktury do edycji
usuwanie	może usuwać faktury
zamykanie okresu rozliczeniowego	Prawo do zamykania/otwierania okresów rozliczeniowych, dokonywanie zwykle po zamknięciu miesiąca księgowego. Po zamknięciu wszystkie faktury oraz zapisy kasy firmowej w danym okresie pozostają tylko do odczytu bez możliwości zmian.