Korespondencja seryjna
Spis treści
Tworzenie korespondencji seryjnej
Funkcja ta umożliwia wykorzystanie posiadanego edytora tekstu do wygenerowania wielu
dokumentów (dla wielu klientów) wg zdefiniowanego szablonu. Poniżej zamieszczamy
przykład generowania nadruków kopert dla klientów w programie MS WORD 2007.
Eksport listy kontaktów
W aplikacji CRM VISION należy wybrać klientów, dla których mają zostać później wygenerowane nadruki kopert. Należy zwrócić uwagę aby na liście pokazać wszystkich klientów (np. ustawiając: „liczba wierszy na stronie: 1000”) a następnie użyć przycisku eksport danych (widoczne w prawym dolnym rogu) – tak powstały plik zapisać na dysku.
Utworzony plik zostanie użyty jako baza danych do automatycznego
wstawiania w nadrukach kopert, druku etykiet samoprzylepnych itd.
Tworzenie listy do druku w MS Word
1. Tworzenie korespondencji seryjnej w MS Word należy rozpocząć od kliknięcia w polecenie Korespondencja w górnej części paska zadań. Następnie należy wybrać polecenie Rozpocznij korespondencję seryjną. W tym miejscu można się zdecydować na tworzenie korespondencji seryjnej krok po kroku, klikając na polecenie wskazywane przez strzałkę.
2. Następnym krokiem jest wybranie typu dokumentu, nad jakim chcemy pracować. W tym celu należy kliknąć w polecenie Listy i przechodzimy do następnego kroku, wybrania dokumentu podstawowego.
3. W tym poleceniu należy wybrać opcję Użyj bieżącego dokumentu.
4. Następnym krokiem, który powinniśmy wykonać, jest wybór adresatów. W tym celu klikamy na przycisk przeglądaj.
5. Po odszukaniu i zaznaczeniu folderu, klikamy przycisk Otwórz.
6. Wybieramy tabelę z kontaktami i klikamy przycisk OK
7. Powinna nam się ukazać lista adresatów korespondencji seryjnej, wybieramy tych, do których chcemy napisać list, następnie klikamy przycisk OK.
8. Następnym krokiem jest napisanie listu.
9. Do wyboru sa dwie opcje Blok adresu - ścieżka po lewej stronie lub więcej elementów - po prawej stronie ekranu.
| 10 a) Po kliknięciu w polecenie Blok adresu należy wypełnić wymagane pola oraz użyć przycisku Dopasuj pola. W tym miejscu następuje wybranie pól dla składników adresu i klikamy przycisk OK. Powinniśmy zostać skierowani do poprzedniego okienka o nazwie Wstawianie bloku adresu w którym należy wybrać przycisk OK w celu kontynuacji. | 10 b) Po kliknięciu w polecenie więcej elementów powinno ukazać się okno Wstawianie korespondencji seryjnej, jeśli wszystkie interesujące nas pola są widoczne, należy użyć przycisku Wstaw. |
11. Powinny ukazać nam się dane adresowe w naszym dokumencie tekstowym.
12. W poleceniu przejrzyj listy, widocznym w prawym górnym rogu ekranu, mamy możliwość przejrzenia listy adresatów oraz wybrania interesującej nas pozycji.
13. Ostatnim krokiem jest scalanie dokumentu.
