FAKTURY
Faktury
Opis
Moduł faktur pozwala na zarządzanie dokumentami przychodowymi oraz kosztowymi w firmie oraz posiada dwa tryby pracy:
- 'ewidencja faktur
Pozwala wyłącznie na wprowadzanie dokumentów do systemu bez ich wystawiania. Możliwe jest wprowadzanie podsumowania faktur lub wszystkich jej pozycji.
- 'wystawianie faktur
Pozwala na tworzenie dokumentów z podziałem na pro-formy, faktury vat, faktury zaliczkowe i korekty. Dla każdego dokumentu może być generowany automatyczny numer na podstawie szablonu.
Sekcje
Status dokumentu
Możliwe statusy:
- nowa, nie zapisana - dokument nowotworzony, który nie został jeszcze zapisany w systemie
- w edycji - dokument zapisanym, który nie był jeszcze wystawiony
- wystawiona - dokument wystawiony i zablokowany do edycji
- cofnięta do edycji - wystawiona wcześniej faktura, która została cofnięta do edycji
- anulowana - dokument anulowany, który domyślnie nie będzie wyświetlany na liście
- zaakceptowana - tylko dla faktur kosztowych przy jednoczesnym włączonym module magazynowym
Możliwe akcje:
- Wystaw fakturę - dokument zostanie zablokowany do edycji i nowe pliki pdf zostaną wygenerowane. Przy włączonym module magazynowym spowoduje automatyczne wygenerowanie odpowiednich dokumentów WZ,PZ
- Akceptuj fakturę - odpowiednik Wystaw fakturę dla dokumentów kosztowych przy włączonym module magazynowym. Spowoduje automatyczne wygenerowanie odpowiednich dokumentów WZ,PZ. Nie generuje dokumentów pdf
- Cofnij do edycji - dostępna dla dokumentów wystawionych i pozwala na ponowną edycję danych dokumentu. Po ponownym wystawieniu pliki pdf zostaną ponownie wygenerowane
- Anuluj fakturę - ustawia dokumentowi status anulowany i domyślnie nie jest on wyświetlany na liście
- Przywróć - przywraca do edycji faktury, które zostały wcześniej oznaczone jako anulowane
- '''Jako zaliczka - dla faktury, która nie została jeszcze wystawiona, zmiana typu na zaliczkową
- Generuj pro-formę - generuje plik pdf z pro-formą faktury. Dostępna tylko dla faktur, które są w edycji
- Generuj duplikat - generuje duplikat faktury z bieżącą datą. Dostępna tylko dla faktur wystawionych
- Generuj ponownie - ponownie generuje pliki pdf na podstawie aktualnych danych. W zależności od aktualnego statusu przegenerowany zostanie plik pro-formy lub oryginału i kopii faktury
- Generuj dowód wydania - generuje plik pdf z listą pozycji stanowiącą dowód wydania
Data / miejsce
Dane pobierane są automatycznie z konfiguracji przy tworzeniu dokumentu i mogą być nadpisane innymi wartościami.
Nabywca
Z listy rozwijanej wybieramy pożądany kontakt. Wpisując dowolny ciąg znaków uruchamiamy automatycznie wyszukiwarkę kontaktu.
Dla dokumentów kosztowych istnieje możliwość wybrania opcji Wymuś brak kontrahenta. W tym przypadku pole na nazwę kontrahenta zostanie pominięte.
Po wybraniu kontrahenta jego dane zostaną załadowane oraz zostanie wyświetlone ostrzeżenie o ewentualnej niepoprawności danych.
Sprzedawca
Dane pobierane są automatycznie z konfiguracji przy tworzeniu i wystawianiu dokumentu.
Dokument
W sekcji tej definiujemy język, walutę i sposób generowania dokumentu (dostępny tylko dla faktur przychodowych).
Dostępne języki to polski, angielski i niemiecki oraz ich dwujęzyczne kombinacje z polskim.
Aby móc wybrać walutę dokumentu konieczne jest aktywowanie waluty w zakładce Kursy walut. System automatycznie pobierze zapisany kurs, który może zostać zmodyfikowany. Wszystkie wartości w pozycjach będą traktowane jako w walucie, a wartość w zł będzie przeliczana automatycznie na podstawie kursu.
Pozycje
Informacje można wprowadzić ręcznie lub załadować automatycznie na podstawie wcześniej wprowadzonych Towarów.
Podsumowanie / płatność
Dane na temat sposobu, terminy i daty płatności za fakturę. Podając kwotę wpłaty należy podać również termin dokonania płatności.
Dodatkowe informacje (nie będą widoczne na dokumencie)
Informacje, takie jak kategoria lub uwagi, które nie będą wyświetlane na dokumencie pdf, a mogą ułatwić w systematyzacji dokumentów.
Powiązane dokumenty
Lista dokumentów, z którymi dana faktura jest związana. Powiązanie może być do ofert, zamówień, faktur korygowanych lub korygujących albo to powiązanych zaliczek i dokumentów magazynowych.
Pliki
Zbiór plików jakie zostały wygenerowane lub dołączone przez użytkownika do faktury.
Powiązane projekty
Lista projektów, w których budżetach znalazła się faktura.
Uprawnienia
| uprawnienie | opis |
|---|---|
| dostęp do faktur moich kontaktów | odczyt faktur kontaktów których jestem opiekunem |
| dostęp do edycji faktur moich kontaktów | edycja faktur kontaktów których jestem opiekunem |
| odczyt faktur kontaktów do których mam prawo odczytu | odczyt faktur tylko tych kontaktów, do których ma prawo odczytu |
| edycja faktur kontaktów do których mam prawo edycji | edycja faktur tylko tych kontaktów, do których ma prawo edycji |
| pełen podgląd | dostęp tylko-do-odczytu do wszystkich faktur |
| pełen dostęp | pełny dostęp do edycji wszystkich faktur |
| wystawianie faktur | wystawianie faktur |
| cofnięcie wystawionej faktury do edycji | możliwość cofnięcia już wystawionej faktury do edycji |
| usuwanie | może usuwać faktury |
| zamykanie okresu rozliczeniowego | Prawo do zamykania/otwierania okresów rozliczeniowych, dokonywanie zwykle po zamknięciu miesiąca księgowego. Po zamknięciu wszystkie faktury oraz zapisy kasy firmowej w danym okresie pozostają tylko do odczytu bez możliwości zmian. |
Konfiguracja
W zakładce Finanse->Konfiguracja ustawiamy tryb pracy i parametry związane z modułem finansowym:
Opis parametrów:
- Pozycje faktur - dodawanie pozycji faktur dla dokumentów przychodowych
- Wystawianie faktur - włącza wystawianie faktur. Przy tym parametrze włączonym konieczne jest uzupełnienie Dane firmy (wystawcy dokumentów)
- Szablon numeru faktury i Drugi szablon numeru faktury - dwa szablony numeracji faktur jakie można wykorzystywać w systemie
W szablonie można używać następujących symboli:
NR - kolejny numer faktury (wymagany)
DD - dwucyfrowy dzień miesiąca
MM - dwucyfrowy symbol miesiąca
YYYY - rok
pozostałe znaki zostaną użyte dosłownie np. 'FVAT'
- Minimalna ilość cyfr pola 'NR' - określa z ilu minimalnie cyfr składać ma się numer faktury np. przy 3 numer wygenerowane będą wyglądały następująco 001,002,...,010,...,100
- Zerowanie pola 'NR' - jak często ma być zerowane pole (co rok lub co miesiąc)
- Następna wartość pola 'NR' dla faktury, Następna wartość pola 'NR' dla pro-formy, Następna wartość pola 'NR' dla korekt - umożliwia ręczne ustawienie kolejnego numeru jaki będzie wygenerowany podczas wystawiania faktury
- Kod produktu na dokumencie - czy kod produktu ma być widoczny do wygenerowanym dokumencie faktury w formie pdf.
- Uwzględnij w pozycji uwagi do produktu - czy uwagi do produktu mają być widoczne do wygenerowanym dokumencie faktury w formie pdf.
- Domyślny termin płatnośći - domyślny termin płatności w dniach. Dodatkowo dla kazdego kontaktu może być ustawiony indywidualny termin
- Stopka faktury - automatyczny tekst umieszczany w stopce faktury na dokumencie pdf
- Tytuł emaila fakturowego - domyślny tytuł wiadomości e-mail, w której załączniku wysyłana jest faktura.
- Tekst emaila fakturowego - domyślna treść wiadomości e-mail, w której załączniku wysyłana jest faktura.
- Nazwa firmy - pierwsza linia, Nazwa firmy - druga linia,NIP,Pełny adres - podstawowe dane firmowe
- Osoba wystawiająca - definiuje czy jako wystawca dokumentu ma widnieć wystawiający użytkownik, czy na stałe wpisana osoba.
- Miejsce wystawienia - domyślne miejsce wystawiania dokumentów
- Miejsce firmy na dokumencie - definiuje czy na wygenerowanym dokumencie pdf wystawca będzie figurował po lewj lub prawej stronie
- Logo firmy, Logo firmy - rozmiar - umożliwia wgranie pliku graficznego z logo w formatach png,jpg,gif,bmp oraz zdefiniowanie w jaki sposób ma zostać logo dopasowane do dokumentu
