Import/Eksport kontaktów
System CRM Vision umożliwia Import gotowej listy kontaktów, np. z pliku Excel. Możliwy jest także Eksport dokonywany do takiego samego formatu pliku.
W celu wykonania importu lub eksportu kontaktów należy posiadać odpowiedni poziom uprawnień, zatem tylko powołane osoby mają taką możliwość.
Spis treści
Import danych
Import wykonujemy przez wybranie przycisku Import danych w module Kontakty.
Czynność polega na wybraniu z dysku komputera pliku z kontaktami, które chcemy umieścić w bazie. Dla zaimportowanych Kontaktów będzie można wykonywać takie same akcje jak dla Kontaktów dodanych pojedynczo w systemie CRM Vision. Wskazówki dotyczące importu są umieszczone w oknie Import listy kontaktów otwierającym się po kliknięciu przycisku Import danych.
- Można zaimportować jedynie pliki w formacie MS Excel z odpowiednią strukturą kolumn. Struktura pliku dostępna po wykonaniu eksportu danych - wystarczy dokonać eksportu listy zawierającej co najmniej jeden kontakt, który może być przygotowany wyłącznie na potrzeby tegoż eksportu, np. dodanie nowego kontaktu o nazwie "A" bez uzupełniania innego rodzaju informacji.
Import listy kontaktów
W karcie Import listy kontaktów należy:
- wybrać z dysku plik w formacie MS Excel z listą kontaktów
- ustalić Identyfikator kontaktu
- ustalić rodzaje powtórzeń
- ustalić sposób przypisywania opiekunów
Identyfikator kontaktu
Czyli "wyróżnik", według którego podczas importu będzie sprawdzane czy dany kontakt już w bazie istnieje, może to być nazwa skrócona lub NIP
Powtórzenia
Ustalamy czy system ma powielać te same kontakty następująco:
- Nadpisz - sposób importu polegający na zastępowaniu obecnej wartości pola treścią dodawaną - znajdującą się w importowanym pliku - akcja zostanie wykonana dla wszystkich komórek, co oznacza, że również puste zostaną wstawione w miejsce uzupełnionych.
- Scal - następuje wypełnienie w CRM Vision danymi komórek pustych oraz aktualizacja danych w komórkach wypełnionych.
- Nie nadpisuj - system pozostawia wcześniej utworzone wpisy (rekordy) bez zmian, nawet jeżeli w importowanym pliku znajdują się nowe (inne) dane pod tą samą nazwą skrótem lub nr NIP.
Opiekunowie
Ustalamy czy osoba importująca ma zostać uznana za opiekuna kontaktów. Jeżeli w importowanym pliku inny opiekun jest już oznaczony, nie jest konieczne ustanawianie siebie opiekunem, można także wymusić brak opiekuna
- opcja nadpisywanie będzie zaznaczona, kontakty o tym samym identyfikatorze zostaną całkowicie zastąpione danymi z wczytywanego arkusza.
- zostanie zaznaczona opcja scalania, u powtarzających się kontaktów nadpisane zostaną tylko wypełnione komórki z arkusza (puste komórki w arkuszu nie wpłyną na istniejące kontakty).
- zaznaczona będzie opcja nie nadpisuj, powtarzające się kontakty nie zostaną wczytane.
Eksport danych
Wybranie przycisku Eksport danych otworzy okno zapisu pliku w wybranym przez użytkownika miejscu na dysku. Można wyeksportować całą listę kontaktów lub tylko część według ściśle określonych kryteriów po wykonaniu wyszukiwania.