PLIKI: Różnice pomiędzy wersjami

Z Pomoc systemu CRM VISION
Skocz do: nawigacja, szukaj
(Funkcjonalności)
m (Zabezpieczył PLIKI (‎[edit=autoconfirmed] (na zawsze) ‎[move=autoconfirmed] (na zawsze)))
(Brak różnic)

Wersja z 14:48, 31 maj 2012

Szablon:Spis treści

Pliki

Pliki przyklad 1.png

Opis

W systemie CRM Vision pliki można przechowywać zarówno w utworzonych katalogach jak również każdy z plików można powiązać z dowolnym elementem w systemie takim jak kontakt, projekt, działanie. Dzięki temu ważne dokumenty są zawsze pod ręką a zarządzanie nimi jest szybkie i wygodne. Po przejściu do zakładki pliki mamy możliwość utworzenia własnych katalogów, przydzielenia do nich uprawnień oraz wgrania plików. Miejsce to można traktować jako wirtualny dysk lub centralne repozytorium plików do których dostęp mają tylko uprawnione osoby z dowolnego miejsca na świecie po zalogowaniu do systemu. Wszystkie pliki które zostały powiązane z kontaktami lub projektami dostępne są z poziomu oddzielnych zakładek, jak również z poziomu szczegółów kontaktu lub projektu do którego zostały podpięte. Do każdego pliku umieszczonego w systemie mamy możliwość wgrania dowolnej liczby wersji. System zapewnia automatyczną numerację kolejnych wersji plików, dzięki czemu wszystkie archiwalne wersje są również zachowywane i w każdej chwili mamy do nich szybki dostęp. Numer aktualnej wersji i data ostatniej modyfikacji pliku widoczne są już z poziomu listy plików. Typowym przykładem przydatności zastosowania wersjonowania plików jest przygotowanie oferty. W przypadku gdy pierwsza wersja oferty którą przygotowaliśmy dla Klienta nie została przez niego zaakceptowana, przygotowujemy kolejną wersję dokumentu i wgrywamy ją do systemu. Po upływie kilku tygodni okazuje się jednak, że konieczne są ponowne zmiany w ofercie - wówczas chcielibyśmy szybko sprawdzić jak dokument oferty ewoluował do tej pory i wówczas świetnie przydaje się możliwość szybkiego wglądu do poprzednich wersji oferty.

Uprawnienia

Do każdego katalogu utworzonego w systemie mamy możliwość zdefiniowania uprawnień dostępu dla poszczególnych użytkowników. Dostępne są następujące poziomy dostępu:

  • Odczyt

Pozwala na wgląd do katalogu i pobranie umieszczonych w nim plików, jednakże bez możliwości ich edycji i wgrywania jakichkolwiek plików do tego katalogu

  • Edycja

Pozwala na wgląd, pobranie i edycję plików z danego katalogu, łącznie z możliwością wgrywania nowych wersji do już istniejących w katalogu plików

  • Kasowanie

Pozwala na usuwanie plików z danego katalogu

  • Tworzenie plików

Pozwala na wgrywanie nowych plików do danego katalogu

  • Tworzenie katalogów

Pozwala na tworzenie nowych podkatalogów w danym katalogu

  • Admin

Pozwala na wykonywanie dowolnych akcji w obrębie danego katalogu, łącznie z zarządzaniem uprawnieniami dostępu do niego

W systemie istnieje możliwość zdefiniowania domyślnego zestawu uprawnień który będzie obowiązywał przy tworzeniu nowych katalogów dla poszczególnych użytkowników. Domyślny zestaw uprawnień można określić z poziomu katalogu głównego poprzez opcję Uprawnienia domyślne. Oprócz nadawania uprawnień do poszczególnych katalogów w zakładce Admin można zdefiniować globalne uprawnienia dla użytkowników które będą obowiązywać niezależnie od uprawnień nadanych w obrębie poszczególnych katalogów. Są to uprawnienia dotyczące dostępu do plików, ich usuwania i administracji katalogami oraz plikami.

Funkcjonalności

  • Jak ponownie wykorzystać plik w innym miejscu ?

Pliki umieszczone w wybranym katalogu można później dowiązać do innych elementów w systemie takich jak kontakty, projekty, działania. W tym celu należy w oknie szczegółów np. kontaktu, w sekcji pliki wybrać opcję dodania istniejącego pliku. Plik można wówczas powiązać z kontaktem lub stworzyć niezależną kopię na podstawie tego pliku.

  • Czy mogę wgrać kilku plików do systemu jednocześnie ?

Tak, w zakładce Admin istnieje możliwość włączenia opcji wgrywania wielu plików jednocześnie. Obecnie można na raz wgrać maksymalnie 5 plików.

  • Czy są ograniczenia na wielkość lub ilość wgrywanych plików ?

Nie, nie narzucamy żadnych ograniczeń. Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że wgrywanie plików o dużych rozmiarach (powyżej 20 MB) może być czasochłonne.

  • Czy rozszerzenia wgrywanych plików mają znaczenie ?

W systemie można przechowywać pliki w dowolnym formacie. Jeżeli plik ma popularne rozszerzenie jest przy nim automatycznie umieszczana ikonka sugerująca rozszerzenie (np. pliki w formacie pdf, xls, doc, itp.)