PROJEKTY: Różnice pomiędzy wersjami

Z Pomoc systemu CRM VISION
Skocz do: nawigacja, szukaj
(Projekty)
m (Zabezpieczył PROJEKTY (‎[edit=autoconfirmed] (na zawsze) ‎[move=autoconfirmed] (na zawsze)))
 
(Brak różnic)

Aktualna wersja na dzień 14:40, 31 maj 2012

Projekty

Opis

Projekt w systemie CRM Vision to dowolne przedsięwzięcie w firmie grupujące wiele działań. Projekt można więc traktować jako sprawę której skuteczne załatwienie wymaga np. wykonania kilku telefonów, odbycia spotkania i wysłania odpowiednich wiadomości mailem. W ramach projektu możemy wyodrębnić etapy jego realizacji, określić kto będzie odpowiedzialny za ich wykonanie oraz zamieszczać materiały powiązane z projektem. Ponadto istnieje możliwość kontrolowania strony finansowej projektu jak również nadzorowania statusu jego realizacji.

Projekt dane podstawowe.png

Projektem może być np. obsługa większego zlecenia od Klienta, szkolenie, kampania reklamowa, wdrożenie nowego rozwiązania w firmie, itp. Poniżej przedstawiono opis najważniejszych elementów okna szczegółów projektu:

Dane podstawowe

W tej sekcji podajemy kluczowe informacje o projekcie m.in. jego nazwę, ramy czasowe, aktualny status. Wszelkie dodatkowe uwagi odnośnie projektu należy umieścić w polu opis którego szerokość automatycznie dostosuje się do ilości wprowadzonego tekstu. Pole realizacja określa procentowo na jakim etapie realizacji znajduje się dany projekt. W celu łatwiejszego wyszukiwania warto uzupełnić pole słowa kluczowe w którym należy podać frazy charakterystyczne dla projektu. W przypadku gdy wyodrębnione zostały podprojekty wartość tego pola jest automatycznie wyliczana jako średnia podprojektów. W prawym górnym rogu, tuż nad sekcją danych podstawowych po kliknięciu przycisku Historia zmian możemy sprawdzić kto i kiedy wykonywał wszelkie zmiany w projekcie. Użytkownicy o zaawansowanych uprawnieniach mają możliwość samodzielnego zdefiniowania pól dodatkowych które miałyby znajdować się w tej sekcji. Mogą to być zarówno pola tekstowe jak również pole pozwalające na umieszczenie dodatkowej daty. Istnieje również możliwość dodania wyboru województwa projektu oraz pola do określenia wartości projektu. Pozycje dostępne na liście wyboru statusów projektu również można dostosować do własnych potrzeb w zakładce Admin.

Projekt uczestnicy.png

Uczestnicy

W sekcji uczestnicy możemy określić, które osoby z naszej firmy są odpowiedzialne za realizację projektu lub w niego zaangażowane. Dla każdego z uczestników należy określić uprawnienia dostępu do projektu, dostępne są następujące poziomy dostępu: Podgląd - użytkownik będzie widział projekt i podstawowe informacje o nim na liście projektów ale nie będzie mógł sprawdzić szczegółowych informacji o projekcie. Odczyt - użytkownik będzie miał pełny wgląd do projektu, jednakże nie będzie mógł w nim niczego zmieniać. Edycja - użytkownik będzie mógł również zmieniać dane w projekcie za wyjątkiem sekcji administracyjnych czyli np. uprawnień pozostałych użytkowników do projektu. Zarządzanie - użytkownik ma pełne prawa do edycji projektu łącznie z sekcjami administracyjnymi takimi jak uczestnicy projektu, budżet.

Projekt etapy.png

Podprojekty (etapy)

Sekcja podprojektów pozwala w szybki i czytelny sposób wyróżnić poszczególne etapy projektu. Do każdego z etapów możemy określić informacje analogiczne jak w projekcie głównym czyli m.in. zakres czasowy, status, osoby odpowiedzialne lub zaangażowane w realizację danego etapu. W każdym etapie możemy rejestrować i planować działania które go dotyczą - np. spotkania, telefony, maile. W projekcie można łatwo sprawdzić harmonogram poszczególnych etapów na graficznym diagramie Gantta.

Projekt grupy.png

Grupy

Sekcja grup pozwala na określenie do jakich grup projektowych zalicza się dany projekt. Każdy projekt może zostać przypisany do dowolnej ilości grup oraz podgrup. Dzięki temu istnieje możliwość kategoryzowania projektów po dowolnych kryteriach np. ze względu na charakter projektu, obszar który obejmuje, rodzaj klientów dla których jest realizowany. W efekcie podczas pracy z projektami jesteśmy w stanie łatwo wyszukać te, które należą do danej grupy.

Projekt kontakty.png

Kontakty

W sekcji kontaktów należy określić firmy które są powiązane z danym projektem np. klienci dla których projekt jest realizowany, dostawcy, partnerzy, lub innego typu kontrahenci. Istnieje możliwość dodania zarówno już istniejących w systemie kontaktów jak również zarejestrowania nowych. Każde przypisanie kontaktu do projektu można opatrzyć stosownym komentarzem, określając np. rolę jaką pełni dany kontrahent w projekcie. Dodatkowo można zdefiniować zakres czasowy przynależności kontaktu do projektu gdyż nie musi być on tożsamy z czasem trwania całego projektu.

Projekt budzet.png

Budżety

Budżety projektu pozwalają na łatwe zdefiniowanie planowanych i rzeczywistych przychodów oraz kosztów w danym projekcie. W szczególności możemy określić rodzaje wydatków i spodziewanych przychodów za pomocą pozycji budżetowych. Do każdej z pozycji możemy zaplanować kwoty które system automatycznie porówna z rzeczywistością jeśli przypiszemy do tej pozycji faktury z nią związane. System na podstawie wprowadzonych informacji obliczy wynik dla całej struktury budżetowej naszego projektu.

Projekt faktury.png

Faktury

Alternatywnym sposobem do budżetowania w kwestii określania finansów projektu jest sekcja powiązanych z nim faktur. Możemy w prosty sposób połączyć fakturę przychodową lub kosztową z projektem. Istnieje możliwość powiązania z projektem dowolnej ilości faktur - system automatycznie obliczy zyski lub koszty danego projektu oraz pozwoli na szybkie filtrowanie dokumentów po ich kategorii np. koszty reklamowe.

Projekt zamowienia.png

Zamówienia

Sekcja zamówień pozwala na szybkie połączenie istniejących, lub dodanie nowych zamówień powiązanych z danych projektem. System automatycznie obliczy wartość dowiązanych zamówień oraz pozwoli na ich filtrowania względem kategorii np. zamówienia publiczne. Prezentowane są również linki do ofert i zamówień związanych z każdym zamówieniem.

Projekt oferty.png

Oferty

Określanie powiązanych z danym projektem ofert umożliwia uporządkowanie informacji i szybką nawigację między projektem a składanymi ofertami. System podsumowuje wartości ofert i pozwala na ich filtrowanie względem kategorii np. oferty promocyjne.

Projekt linki.png

Linki

Sekcja linków służy do określania powiązań projektu z materiałami zewnętrznymi, głównie stronami internetowymi. W przypadku wdrożenia systemu w wersji server istnieje możliwość definiowania również linków do dużej wielkości plików które nie mogły zostać wgrane bezpośrednio do systemu.

Projekt pliki.png

Pliki

W sekcji plików możemy wgrać dokumenty powiązane z danym projektem. Pliki mogą zostać wgrane w dowolnym formacie (np. pdf, doc). Dzięki automatycznej numeracji kolejnych wersji pliku mamy łatwy dostęp do archiwalnych dokumentów. Plik możemy wybrać zarówno spośród tych wcześniej wgranych do systemu jak również możemy dograć nowy plik z dysku swojego komputera.


Uprawnienia

Oprócz uprawnień nadanych użytkownikom w sekcji Uczestnicy danego projektu można również zdefiniować globalny zestaw uprawnień w zzakładce Admin który będzie obowiązywał dla użytkowników niezależnie od uprawnień przydzielonych w ramach danego projektu.

uprawnienie opis
edycja wszystkich edycja wszystkich projektów firmy
eksport prawo do wykonania exportu projektów (użytkownik będzie mógł eksportować tylko te projekty do których posiada prawo edycji)
odczyt wszystkich odczyt wszystkich projektów firmy
pełen dostęp Zarządza wszystkimi projektami. Może tworzyć, edytować i usuwać dowolny projekt.
podgląd listy Ma prawo do wyświetlenia listy wszystkich projektów firmy
przypisywanie do grup Prawo do przypisywania projektów do dowolnej grupy, bądź usunięcie takiego przypisania. Użytkownik może przypisywać do grup tylko projekty do których posiada prawo edycji.
tworzenie Ma prawo do utworzenia nowego projektu. W momencie tworzenia staje się jego managerem.
usunięcie prawo do usunięcia projektu. Do usuwania konieczne jest również prawo do edycji projektu.
zarządzanie budżetem prawo do definiowania struktury budżetowej projektu
zarządzanie grupami prawo do tworzenia i zarządzania grupami projektowymi.

Funkcjonalności

  • Gdzie mogę odnotowywać działania wykonywane w ramach projektu i gdzie mogę planować takie działania ?

Rejestrowanie wszelkich działań związanych z danym projektem należy wykonywać w oknie szczegółów projektu. W celu odnotowania wykonanego działania należy dodać je w sekcji Historia natomiast w celu zaplanowania nowego działania należy wybrać opcję zaplanuj w sekcji Plan.

  • Czy mogę stworzyć nowy projekt na podstawie już istniejącego ?

Tak, jeżeli chcesz dodać projekt który będzie mógł być wykorzystywany w przyszłości należy odnotować go w systemie jako szablon. W tym celu po przejściu do zakładki Projekty należy wybrać opcję Lista szablonów i w tej zakładce dodać szablon. Po zarejestrowaniu szablonu, przy dodawaniu kolejnych projektów będzie możliwość wybrania stworzenia projektu na podstawie tego szablonu.

  • Czy zmiana statusu projektu automatycznie wpływa na zmianę stopnia procentowej realizacji?

Nie, status projektu oraz stopień jego procentowej realizacji stanowią dwa osobne, niezależne pola. Wynika to z faktu, że statusy projektów mogą Państwo samodzielnie definiować i zmieniać ich nazwy, a co za tym idzie - ich znaczenie. Ponadto projekt lub etap który został zrealizowany np. w 80% również może zostać w niektórych przypadkach uznany np. za zakończony i taki status może zostać mu przypisany. Zwiększa to elastyczność pracy z projektami.

  • Czy w szczegółach projektu można dodać własne pola i wyszukiwać po nich?

Tak, użytkownik z zaawansowanymi uprawnieniami może w zakładce Admin->Konfiguracja zdefiniować pola dodatkowe. Obecnie istnieje możliwość dodania 4 własnych pól tekstowych (w tym jednego pola które będzie widoczne również na liście projektów jako niezależna kolumna) oraz własne, dodatkowe pole daty.

  • Czy na liście faktur w sekcji Faktury szczegółów projektu wyświetlane są również faktury z budżetu projektu?

W celu wyświetlenia na liście faktur również tych, powiązanych z projektem poprzez budżet należy zaznaczyć opcję "uwzględnij faktury z budżetu" widoczną nad listą.

Konfiguracja

Użytkownik o zaawansowanych uprawnieniach ma możliwość dokonania konfiguracji modułu projektów w zakładce Admin-Konfiguracja. Istnieje możliwość zdefiniowania używanego w projektach nazewnictwa jak również określenia dostępnych opcji m.in. w następujących obszarach:

  • grupowanie projektów
  • budżetowanie projektów
  • województwa projektów
  • budżetowanie projektów
  • procentowy stopień realizacji projektów
  • wartość projektów