Zaplanuj nowe
Działania (Zdarzenia) są jednym z najważniejszych elementów systemu CRM. To dzięki nim można zaplanować, ewidencjonować, nadzorować wszelkie czynności wykonywane w trakcie pracy. Moduł Działania jest ściśle połączony z pozostałymi modułami CRM Vision.
W ustawieniach indywidualnych użytkownik ma możliwość dostosowania sposobu prezentacji działań w systemie (np. widoku kalendarza).
Spis treści
Planowanie nowego działania
Każda czynność związana z kontaktami czy projektami zapisanymi w CRM Vision powinna zostać zarejestrowana. Do tego celu służą Działania. Planowanie Działania jest proste i wymaga wyboru kategorii oraz daty wraz z godziną wykonania w karcie planowania działania. Wypełnienie pozostałych pól jest opcjonalne, służy jednak tworzeniu pełnego obrazu klinenta, kontrahenta, partnera biznesowego, dlatego zaleca się jak najpełniejsze wypełnianie.
Sekcje
Karta Działania podzielona została na sekcje, gdzie każda odpowiada za pewien zakres informacji.
Działanie (rodzaj)
Kategoria - rodzaj działania np. telefon, e-mail, spotkanie. Listę dostępnych do wyboru kategorii możemy samodzielnie zdefiniować w module Administracja → Słowniki danych → Kategorie działań
Przypisanie - powiązanie działania z kontaktem np. telefon do firmy AB Transport lub z projektem np. selekcja dostawców w projekcie Wdrożenie systemu CRM. Działanie może również pozostać nie przypisane.
Kierunek działania - w przypadku przypisania do kontaktu istnieje możliwość oznaczenia kierunku działania, czyli strony która je podjęła, np. w przypadku rozmowy telefonicznej wiadomo czy zadzwonił klient czy pracownik naszej firmy
Osoby kontaktowe - podobnie jak w przypadku kierunku działania opcja ta pojawia się wyłącznie po oznaczeniu Przypisanie: Kontakt, możemy wybrać osobę, z którą nastąpił kontakt w ramach danego przedsiębiorstwa
Priorytet - możliwość dodatkowego wyróżnienia działania np. wysokim priorytetem. Informacja o priorytecie pojawi się na liście działań
Data
Bezterminowo - pozwala oznaczyć zadanie jako nie posiadające dokładnej daty wykonania, przez co będzie się ono pojawiać w Planie dnia codziennie, aż do zmiany statusu na anulowane lub zakończone
Data rozpoczęcia i Data zakończenia - dzień oraz godzina o której dane działanie ma zostać wykonane, obie daty mogą być jednakowe lub stanowić przedział czasowy
Zajęty - oznaczenie opcji sprawia iż system nie pozwoli na zaplanowanie w podanym przedziale czasowym innego zadania dla wykonawcy działania
Cykl - opcja powiela zadanie wyznaczoną ilość razy, przez cały czas trwania cyklu (każdy cykl musi posiadać datę rozpoczęcia i zakończenia), dostępne możliwości to:
- codziennie - możliwość codziennego otrzymywania zadania, co określoną liczbę dni, od poniedziałku do piątku lub tylko w weekend, np. tylko od poniedziałku do piątku
- cotygodniowe - co jeden lub wiele tygodnie określonego dnia, np. przez 2 tygodnie we wtorki i czwartki szkolenie od 15 do 17
- miesięczne - określonego dnia miesiąca lub dnia tygodnia w danym miesiącu, np. "przygotowanie raportu" przez cały rok, pierwsze 7 dni każdego miesiąca
- roczne - określonego dnia roku.
Wykonawcy
Zlecający - osoba planująca zadanie, nie podlega zmianom, zawsze jest to zalogowany użytkownik
Wykonawcy - jedna lub więcej osób odpowiedzialnych za wykonanie czynności
publiczne - opcja umieści Działanie w kalendarzach wszystkich osób posiadających odpowiednie uprawnienia podglądu, nawet jeśli nie są wykonawcami
Czas realizacji - kontrola czasu realizacji działania, liczona od momentu uruchomienia czasomierza, opcja dodatkowa uruchamiana w ADMIN → Konfiguracja → Działania > Ustawienia
Kontrola czasu realizacji
Kontrola czasu realizacji pozwala wykonawcy zadania na mierzenie czasu trwania czynności. Uruchomienie stopera powoduje rozpoczęcie pomiaru.
W dowolnym momencie, np. po zakończeniu, pomiar można zatrzymać.
Wynik pojawi się w karcie działania...
...oraz w raporcie zawierającym sumę pomiarów w wielu działaniach.
Cele
Cele które powinny zostać osiągnięte podczas realizacji zadania. Celem wykonania telefonu może być np. umówienie spotkania, itd.Ustanowienie celu sprawi, iż oznaczenie działania jako zakończone będzie oznaczało konieczność wskazania stanu zakończenia, tj. sukces lub porażka. Listę dostępnych celów zdarzeń możemy zdefiniować samodzielnie w zakładce Słowniki danych → Cele działań modułu Administracja.
Opis, uwagi
Krótki opis działania, najważniejsze informacje które go dotyczą. Opis będzie w całości widoczny z poziomu listy działań, dlatego warto ograniczyć jego długość.
Informacje dodatkowe
Szczegóły dotyczące realizacji działania, dowolna ilość tekstu. Jest to miejsce w systemie CRM Vision pozwalające na opisanie szczegółów realizacji poszczególnych zadań (Działań), m.in. wszelkich istotnych, ciekawych, niestandardowych wymagań klienta, znajomość których pozwoli na obsługę na najwyższym poziomie oraz poznanie klienta przez pracowników nie mających takiej możliwości wcześniej. Nie wymaga to konieczności kontaktu osobistego czy telefonicznego, co dodatkowo podnosi wartość tego rodzaju danych. Informacje dodatkowe można szybko przeglądać na liście historii działań poszczególnych kontaktów.
Dyskusja
Dyskusja może mieć wiele zastosowań:
- możliwość wymiany informacji między zlecającym a wykonawcami działania, mini czat,
- jednocześnie dzięki automatycznie dopisywanej dacie, godzinie oraz osobie dodającej, może posłużyć do zapisywania bieżących informacji i postępów prac.
- Na przykład jeśli zaplanujemy działanie telefon, w celu jego realizacji można użyć Dyskusji jako miejsca opisu kolejnych etapów, tzn. w przypadku gdy klient nie odbiera lub nie może w danej chwili rozmawiać, nie zakańczamy zadania i nie planujemy nowego, ale w polu tym wpisujemy nie odbiera lub zadzwonić później, a dla całego działania zmieniamy datę realizacji. Czynność można powtarzać aż do uzyskania satysfakcjonującego efektu, czyli przeprowadzenia rozmowy / telefonicznych konsultacji z klientem i dodania pełniej notatki do sekcji Informacje dodatkowe.
Przypomnienie
Powiadom wykonawców - możliwość zaplanowania automatycznego przypomnienia generowanego przez system w zadanym terminie. Przypomnienie może przybrać formę:
- informacji na liście powiadomień CRM Vision,
- e-maila wysłanego do wykonawcy przed datą rozpoczęcia,
- smsa (standardowy z datą i godziną lub spersonalizowaną treścią).
Na skróty - możliwość szybkiego ustawienia przypomnienia według zdefiniowanej listy, np. godzinę wcześniej.
Czytaj też:
- więcej o powiadomieniach indywidualnych
- więcej o wysyłaniu wiadomości SMS
Pliki, Linki
Obie sekcje pojawiają się po zapisaniu zaplanowanego działania, przycisk Zapisz. Dają możliwość zamieszczenia pliku lub linku np. dokumentacji w formie elektronicznej lub do stron internetowych związanych z realizacją działania.
Inne
wymaga późniejszego uzupełnienia - oznaczenie pozwoli przenieść zadanie do zakładki Uzupełnij
Możliwości zapisu
Zapisz i zamknij
- zapisuje dokonane zmiany i zamyka kartę
Zapisz
- pozwala na zapisanie wypełnionej karty działania w celu zabezpieczenia przed utratą wpisanych danych i kontynuacji, np. dodania linku.
Zapisz i dołącz pliki
- zapisuje wypełnioną kartę działania i otwiera okno dodawania pliku do działania.
Zapisz i zaplanuj podobne
- pozwala na zapisanie zadania i automatyczne otwarcie nowej karty działania, wypełnionej analogicznie w celu zmiany części informacji, np. przypisania do innego kontaktu, projektu lub innej daty. Przydatne, jeśli chcemy aby każde działanie, nawet takie podczas którego nie odniesiono pożądanego skutku zostało zapisane i zewidencjonowane osobno oraz można było odnaleźć je dzięki Raportom, przydatne np. w prowadzeniu działu handlowego, biura obsługi klientów, itd.
Planowanie działań z różnych miejsc w systemie
System CRM Vision pozwala na szybkie wykonywanie wszelkich czynności na każdym ekranie. Zaplanowanie nowego działania możliwe jest w kilku miejscach.
Działania
Działania → Plan dnia → Zaplanuj nowe
Kalendarz
Kalendarz → Zaplanuj (plus w polu danego dnia - dotyczy dziś oraz kolejnych dni) Można zaplanować tylko przyszłe zadania, zadania przeszłe dodawane są jako zakończone lub anulowane.
Kontakty
Kontakty → karta kontaktu (otwórz dowolny kontakt) → Plan → Zaplanuj
Projekty
Projekty → karta projektu (otwórz dowolny projekt) → Plan → Zaplanuj
