Karta kontaktu

Jesteś tutaj: Pomoc → Kontakty → ZARZĄDZANIE KONTAKTAMI

Karta kontaktu pozwala na zapisanie:

• danych teleadresowych przedsiębiorstwa,
• informacji dotyczących osób w nim zatrudnionych - osoby kontaktowe,
• dokumentacji w formie elektronicznej tworzonej przy pomocy systemu CRM Vision oraz dodanej w formie plików,
• dokumentów finansowych, takich jak faktury,
• pozwala na oznaczenie powiązań z innymi przedsiębiorstwami znajdującymi się w tabeli kontaktów,
• pozwala na oznaczenie powiązań z projektami, w których przedsiębiorstwo uczestniczy,
• osób odpowiedzialnych za kontakty - opiekun kontaktu,
• niestandardowych informacji zwiększających poziom obsługi.
• informacji o grupie / grupach do których przypisany został kontakt
• statusów (np. "potencjalny", "aktywny")

W Systemie CRM Vision można w prosty sposób aktualizować informacje o klientach oraz monitorować i planować działania które powinny zostać podjęte w celu zwiększenia jakości obsługi klienta. Im więcej informacji posiadamy o danym kliencie tym większe szanse na obsłużenie go w idealny sposób. W tym kontekście ważne są takie informacje jak data pozyskania klienta, źródło kontaktu. Możliwe jest wysyłanie wiadomości do wybranych kontaktów i grup kontaktów.

W Karcie Kontaktu otrzymujemy dostęp do Planu (Przyszłe Działania) oraz Historii (Działania zakończone, anulowane).

Dane podstawowe

W sekcji podstawowych informacji o kontakcie zamieszczamy:

• nazwę skróconą która musi być unikalna gdyż stanowi jednocześnie identyfikator firmy w systemie
• pełną nazwę - tutaj należy umieścić pełną nazwę firmy np. YourVision - IT Solutions sp. z o.o.
• status kontaktu - nazwy statusów oraz ich kolorystykę można samodzielnie dostosować. W każdej chwili mamy również dostęp do pełnej historii zmian statusu
• uwagi - dowolna ilość tekstu określająca dodatkowe uwagi związane z danym kontaktem

Pola opcjonalne (Admin → Konfiguracja → Kontakty):

• opis - opcjonalne pole tekstowe, dodatkowy opis związany z kontaktem
• osoba - możliwość wpisania takich danych jak Nazwisko i Imię
• dodatkowe pole tekstowe widoczne na liście kontaktów
• dodatkowe pole liczbowe widoczne na liście kontaktów

Adresy

Istnieje możliwość zdefiniowania do trzech różnych adresów danego kontrahenta: adresu głównego, adresu siedziby lub dostawy i adresu korespondencyjnego. Oczywiście jeżeli jeden adres spełnia wszystkie wspomniane funkcje nie ma konieczności wprowadzania kolejnych. Warto zwrócić uwagę na integrację z Zumi.pl która zapewnia możliwość podglądu lokalizacji kontrahenta na interaktywnej mapie. System posiada automatyczny mechanizm wykrywania województwa na podstawie podanego kodu pocztowego oraz walidację kodu dzięki czemu zminimalizowana jest możliwość podania błędnych danych adresowych. Istnieje możliwość szybkiego wyszukiwania kontaktów według danego województwa, kodu pocztowego lub nazwy ulicy.

Osoby kontaktowe

W tej sekcji możemy podać informacje odnośnie osób do kontaktu z danej firmy. Oprócz podstawowych danych kontaktowych takich jak numery telefonów, adresy e-mail do wspomnianych osób możemy również podać ich stanowiska oraz funkcje jakie pełnią w firmie np. określić osoby odpowiedzialne za zamówienia, płatności lub osoby do których należy wysyłać korespondencję. Oznaczenie funkcji osób pomaga np. przy hurtowym wysyłaniu faktur - wówczas mail z fakturą trafia do osoby której została przypisana funkcja płatności. W module Kontakty → osoby kontaktowe znajduje się lista wszystkich osób kontaktowych zarejestrowanych w systemie. Można tam wyszukać osoby według zadanych kryteriów np. wszystkich dyrektorów firm z branży budowlanej. Import osób do kontaktu lub eksport listy osób kontaktowych - możliwość samodzielnego importu danych z pliku w formacie xls (Excel). Przycisk do importu znajduje się na liście osób kontaktowych dla użytkowników posiadających uprawnienie do importu.

Grupy

W systemie istnieje możliwość łatwego kategoryzowania kontrahentów. Możemy ich dzielić według dowolnych kryteriów np.:

• charakteru współpracy z naszą firmą (np. partnerzy, dostawcy, klienci),
• branży w której działają (budowlana, finansowa).

Każdy z kontrahentów może należeć do wielu grup co pozwala na bardzo elastyczne i wygodne wyszukiwanie. Grupowanie kontrahentów odgrywa również ważną rolę w kontekście wysyłania korespondencji seryjnej, gdyż [[[Mailing|mailing]] zawsze wysyłamy do wybranej grupy. W module Kontakty → grupy kontaktów możliwe jest samodzielne zdefiniowanie drzewa grup oraz ich nazewnictwa. Istnieje możliwość przydzielenia uprawnień dostępu do danej grupy dla poszczególnych użytkowników.

Dane firmowe

W sekcji danych firmowych można określić szczegółowe informacje o firmie takie jak numery NIP, REGON, KRS. W tej sekcji wpisujemy także ogólne dane kontaktowe takie jak numery telefonów czy główny adres e-mail.

Inne

W tej sekcji istnieje możliwość zdefiniowania takich informacji jak źródło kontaktu, pierwsze wrażenie. W przypadku konieczności utworzenia pola o specyficznej nazwie i przeznaczeniu można zdefiniować własne pola dodatkowe (Admin → Słowniki danych → Dodatkowe pola kontaktu). Przy podawaniu adresu e-mail można zaznaczyć opcję uwzględnij przy mailingu, dzięki czemu podany adres zostanie użyty podczas wysyłki korespondencji seryjnej.

Opiekunowie kontaktu

W tej sekcji istnieje możliwość określenia osób odpowiedzialnych za kontakt z danym klientem. Opiekunów kontaktu może być kilku, wybierani są spośród użytkowników systemu. Przy dodawaniu kontaktu, domyślnym opiekunem staje się osoba, wprowadzająca go do systemu. Szybkie przypisanie opiekuna do kilku kontaktów można wykonać z poziomu listy kontaktów przy pomocy funkcji "Dla zaznaczonych". Osoba, która jest opiekunem kontaktu ma możliwość edycji podstawowych informacji o nim oraz rejestrowania i planowania działań związanych z tym kontaktem.

Faktury, zamówienia i oferty

Z poziomu okna szczegółów kontrahenta użytkownicy o bardziej zaawansowanych uprawnieniach mogą szybko sprawdzić, jakie faktury zostały wystawione danemu kontrahentowi, jakie oferty i zamówienia zostały mu przypisane (wysłane). Dla wszystkich typów dokumentów system automatycznie obliczy łączną ich wartość, w przypadku faktur system zasygnalizuje również, jaki jest ich status płatności. Możemy w łatwy sposób przefiltrować dokumenty pod kątem konkretnej kategorii np. faktury zysków z abonamentu. W każdej chwili możemy sprawdzić szczegółowe informacje o danym dokumencie. Dla każdego z kontaktów można zdefiniować indywidualne terminy płatności faktur.

Powiązane kontakty

W systemie można w łatwy sposób powiązać kontakty między sobą. Typowym przykładem kontaktów, które powinny być ze sobą powiązane to firma oraz jej filia lub oddział. Każdy z kontaktów w takiej relacji może być niezależny (mieć własne osoby do kontaktu, inne dane adresowe) jednakże jednocześnie są one ze sobą związane.

Projekty

Kontakt można dołączyć do projektu zarejestrowanego w systemie, znacznie ułatwia to porządkowanie informacji i zwiększa szybkość ich wyszukiwania. Możliwe jest również przypisywanie wybranych osób kontaktowych z danej firmy do projektu.

Pliki

Do każdego z kontaktów możemy dołączyć pliki - dokumenty z nim powiązane. Dołączane pliki mogą być w dowolnym formacie (pdf, doc, xls) i o dowolnym rozmiarze. Dzięki wbudowanemu mechanizmowi automatycznej numeracji kolejnych wersji plików w systemie możemy wgrać np. kilka wersji tej samej oferty, umowy, czy innego dokumentu bez konieczności usuwania poprzedniej co pozwala w każdej chwili na powrót do wcześniej stworzonej dokumentacji.

Pliki z powiązanych działań

Sekcja zawiera pliki związane z projektami z którymi powiązany jest również danych kontakt.

Pliki z powiązanych projektów

Sekcja zawiera pliki związane z działaniami przypisanymi do danego kontaktu.

Konta bankowe

Dla kontrahenta możemy podać dane dotyczące konta bankowego - określić które konto jest główne, podać numer konta i nazwę banku. System automatycznie podpowiada nazwę banku na podstawie numeru konta oraz weryfikuje poprawność wpisanego numeru.

Programy partnerskie

Istnieje możliwość samodzielnego zdefiniowania programów partnerskich, do których następnie możemy przypisywać kontrahentów. Możemy określić w jakim czasie dany klient należał do programu i podać dodatkowe informacje odnośnie np. indywidualnych ustaleń.

Uwagi dodatkowe

Pole umożliwiające wpisanie dowolnych uwag dotyczących danego kontaktu. Widoczne na liście kontaktów, dzięki czemu informacja jest widoczna bez konieczności otwierania Karty kontaktu.

Uprawnienia

uprawnienie	opis
edycja nieprzypisanych	dostęp do edycji kontaktów, które nie mają przypisanego opiekuna
edycja wszystkich	edycja wszystkich klientów
eksport	możliwość eksportu kontaktów
eksport wszystkich kontaktów	eksport wszystkich kontaktów bez względu na opiekuna
lista wszystkich	Umożliwia wyświetlenie nazw oraz aktualnych opiekunów wszystkich kontaktów z całej bazy, bez żadnych dodatkowych informacji teleadresowych itd.
podgląd wszystkich	prawo do podglądu wszystkich danych wszystkich klientów w trybie READONLY
usunięcie kontaktu	Prawo do usuwania kontaktów
usunięcie	prawo do usunięcia projektu. Do usuwania konieczne jest również prawo do edycji projektu.
usunięcie osoby kontaktowej	prawo do usuwania osób do kontaktu
zmiana opiekuna	możliwość zmiany opiekuna kontaktu
zmiana statusu	możliwość zmiany statusu kontaktu

Funkcjonalności

• Jak wyszukiwać kontakty na liście?

• Jak grupować kontakty?

• Jak wprowadzić kilka filii dużej firmy?

Każda z filii można wprowadzić jako osobny kontakt powiązany z główną siedzibą firmy za pomocą sekcji powiązane kontakty w oknie szczegółów kontaktu.

• Jak dodać własne statusy kontaktów?

W zakładce Admin-Słowniki danych istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej ilości własnych statusów kontrahentów. Dodatkowo dla każdego z nich można określić kolorystykę

• Jak wysyłać mailing?

W pierwszej kolejności powinniśmy skonfigurować konto pocztowe z którego będą wysyłane wiadomości mailingowe w zakładce Admin-mailing. Należy upewnić się również, że posiadamy odpowiednie uprawnienia do wysyłania mailingu. Następnie w zakładce Kontakty-grupy kontaktów należy wybrać grupę do której chcemy wysłać mailing i utworzyć wiadomość mailingową, łącznie z zaplanowaniem terminu jej wysyłki.

Konfiguracja

Użytkownik o zaawansowanych uprawnieniach ma możliwość dokonania konfiguracji modułu kontaktów w zakładce Admin-Konfiguracja. Istnieje możliwość zdefiniowania używanego w kontaktach nazewnictwa jak również określenia dostępnych opcji m.in. w następujących obszarach:

• grupowanie kontaktów
• opiekunowi i statusy kontaktów
• dokumenty i pliki powiązane z kontaktami

↑ na początek