Integracja z Nowym MS Outlook
Celem instalacji rozszerzenia jest możliwość szybkiego i wygodnego dodawania odebranych i wysłanych wiadomości do systemu CRM. System na podstawie adresu e-mail odbiorcy lub nadawcy wiadomości wyszukuje odpowiedni kontakt i tworzy dla niego zdarzenie o kategorii „e-mail” uzupełniając odpowiednie dane takie jak data, treść i załączniki do wiadomości.
Warunkiem koniecznym do poprawnego działania rozszerzenia jest jednorazowe uzupełnienie odpowiednich danych konfiguracyjnych, a także wcześniejsze utworzenie kontaktu (wraz z adresem e-mail) w systemie CRM.
Spis treści
Pobranie rozszerzenia
Na stronie logowania do systemu w ramce integracja z programami pocztowymi kliknij link pobierz rozszerzenie - zostaniesz przekierowany na stronę Microsoft na której można pobrać dodatek:
Instalacja rozszerzenia
1. Przejdź na ekran instalacji dodatków.
Jeśli posiadasz webową wersję Outlooka:
💡zaznacz dowolną wiadomość email, następnie kliknij w ikonkę aplikacji i wybierz opcję Pobierz dodatki lub Dodaj aplikację (w zależności od posiadanej wersji) :
Jeśli posiadasz wersję instalowalną klasycznego Outlooka:
💡 Przejdź na zakładkę Narzędzia główne, kliknij ikonkę aplikacji a następnie Dodaj aplikację :
2. Wyszukaj dodatek CRM Vision i zainstaluj go. Po zakończonym procesie instalacji dodatek powinien pojawić się na liście dodatków lub aplikacji, przykładowo:
Konfiguracja rozszerzenia
- Przechodzimy na ekran podglądu dowolnej wiadomości i z dostępnych opcji wybieramy ikonkę 3 kropek które oznaczają więcej akcji do wyboru:
- Z listy akcji wybieramy opcję Dostosowywanie akcji :
- W oknie które się pojawi w sekcji Aplikacje zaznaczamy CRM Vision i klikamy Zapisz :
- Teraz na liście akcji dla dowolnej wiadomości będzie pojawiać się też akcja oznaczona ikonką CRM Vision :
- Klikamy na przycisk akcji CRM Vision i z rozwijanego menu wybieramy Konfiguracja :
- W panelu konfiguracyjnym który się pojawi należy uzupełnić następujące pola:
- identyfikator firmy – jest to unikalny identyfikator Państwa firmy dla systemu CRM, znajduje się on między innymi w adresie www, przez który łączą się Państwo z systemem - jest to ostatni wyraz adresu np. demo w przypadku adresu:
http://crmvision.pl/app/demo Identyfikator firmy jest widoczny także po zalogowaniu do systemu w dolnej prawej części okna jako Id klienta, tuż obok linków Pomocy oraz Infolinii. - login – login użytkownika wykorzystywany przez Państwa do autoryzacji w systemie
- hasło – hasło wykorzystywane przez Państwa do autoryzacji w systemie
Po uzupełnieniu tych danych można użyć przycisku „Zapisz i testuj połączenie” w celu sprawdzenia poprawności wpisanych danych:
- obsługa załączników – oznacza sposób w jaki program będzie traktować załączniki do wiadomości przy każdej próbie importu wiadomości e-mail do systemu. Należy wybrać jedną z dostępnych opcji:
-
- - zawsze pytaj czy dodać – program za każdym razem gdy będziemy chcieli zaimportować wiadomość do systemu CRM zapyta nas czy wraz z wiadomością mają zostać zaimportowane także załączniki do tej wiadomości (jeżeli oczywiście wiadomość posiada załączniki)
- - zawsze dodawaj do CRM – program przy próbie importu wiadomości automatycznie zaimportuje również jej załączniki do systemu CRM.
- - nigdy nie dodawaj do CRM - program przy próbie importu wiadomości automatycznie pominie jej załączniki i nie zaimportuje ich do systemu CRM.
- obsługa projektów – oznacza sposób w jaki program będzie traktować wiadomości powiązane z kontaktami należącymi do projektów zarejestrowanych w systemie CRM. Należy wybrać jedną z dostępnych opcji:
-
- - zawsze pytaj czy przypisać – program za każdym razem kiedy wykryje powiązanie z jakimkolwiek projektem zapyta czy chcemy aby wiadomość została przypisana również do wybranego projektu.
- - nigdy nie przypisuj – program zawsze będzie ignorował powiązania z projektami i nie będzie do nich przypisywał importowanych wiadomości.
Korzystanie z rozszerzenia
- Rozwijamy przycisk z ikonką CRM Vision i wybieramy opcję Dodaj do CRM:
- W panelu który się pojawi warto zaznaczyć opcję przypięcia (może być niedostępna dla niektórych wersji Outlooka) która pozwoli na szybsze importowanie kolejnych wiadomości (po przejściu na inną wiadomość nie trzeba będzie ponownie klikać powyższego przycisku) :
- Przenosimy wiadomość do CRM używając jednego z przycisków:
- ODEBRANA w przypadku gdy importujemy wiadomość otrzymaną wcześniej od kontrahenta
- WYSŁANA w przypadku wiadomości wysłanej do kontrahenta. W przypadku wiadomości wysłanej do wielu kontrahentów system spróbuje zaimportować wiadomość dla każdego z nich.
