Zaplanuj nowe

Jesteś tutaj: Pomoc → Działania → LISTA DZIAŁAŃ

Działania (Zdarzenia) są jednym z najważniejszych elementów systemu CRM. To dzięki nim można zaplanować, ewidencjonować, nadzorować wszelkie czynności wykonywane w trakcie pracy. Moduł Działania jest ściśle połączony z pozostałymi modułami CRM Vision.

Jak działa zlecanie zadań?

Przykład zlecenia wykonania zadania w systemie CRM Vision w dziewięciu krokach. Użytkownik Jan zleci do wykonania Piotrowi telefon do firmy NewArt Web Design...

KROK 1. Użytkownik Jan loguje się do systemu

KROK 2. Jan otwiera ekran planowania nowego zadania

Zaplanować zadanie można z różnych miejsc w systemie:

• z widoku planu działań (widocznego na ekranie poniżej)
• z karty kontrahenta lub projektu (zdarzenie zostanie automatycznie przypisane do wybranego kontrahenta/projektu
• z widoku kalendarza
• z widoku projektów

KROK 3. Jan definiuje nowe zadanie

Planując nowe zadanie uzupełnia pola:

• kategoria: telefon
• data wykonania
• wykonawcy: Piotr
• cele: oferta

KROK 4. Gdzie jest widoczne nowo utworzone zadanie?

Najłatwiej otworzyć zakładkę działań "zlecone":

KROK 5. Jak wykonawca jest informowany o nowym zadaniu?

W momencie zlecenia zadania lub aktualizacji jego treści, jeśli wykonawca ma włączone powiadomienie email, otrzyma wiadomość z systemu informującą o nowym lub zmienionym zadaniu.

Ponadto, tuż po zalogowaniu się do systemu jest informowany o wszystkich nowych i nieprzeczytanych zadaniach.

Do systemu loguje się wykonawca (Piotr Baranowski)...

...i jest powiadamiany o nowych zadaniach:

Po zapoznaniu się z zadaniem należy oznaczyć je jako "przeczytane" klikając gwiazdkę, lub wybrać "przypomnij później" aby ta informacja pojawiła się przy następnym zalogowaniu do systemu.

KROK 6. Gdzie w systemie jest widoczne otrzymane zadanie?

Wykonawca widzi wszystkie otrzymane zadania na odpowiedniej zakładce "otrzymane".

Zadanie jest również wyświetlane w kalendarzu oraz na planie dnia przy odpowiedniej dacie.

KROK 7. Piotr wykonuje zadanie

Po zakończeniu zadania Piotr oznacza jego status jako "zakończone".

Jeśli dla zadania były zdefiniowane cele, to obowiązkowo dla każdego z nich należy oznaczyć czy zakończył się sukcesem czy porażką.

KROK 8. Jak zlecający jest informowany o wykonaniu zadania?

Jan (zlecający) loguje się znów do systemu...

i na zakładce "zlecone" jest informowanych o nieprzeczytanych zadaniach.

Zadanie zostało oznaczone jako nieprzeczytane dla Jana w momencie gdy Piotr (wykonawca) dokonał w nim zmian (w naszym przykładzie: oznaczył jako zakończone).

Gwiazdka oznacza że zadanie jest nieprzeczytane.

Zielony symbol "tick" po prawej stronie oznacza zadanie zakończone.

KROK 9. Gdzie w systemie jest widoczne to zadanie?

Omawiane przykładowe zadanie (telefon do firmy NewArt Web Design) jest widoczne w wielu miejscach:

• na planie dnia (jeśli użytkownik jest wykonawcą)
• w zadaniach otrzymanych/zleconych
• w kartotece klienta:

• w kalendarzu:

• w raporcie działań:

↑ Spis treści

Planowanie nowego działania

Każda czynność związana z kontaktami czy projektami zapisanymi w CRM Vision powinna zostać zarejestrowana. Do tego celu służą Działania. Planowanie Działania jest proste i wymaga wyboru kategorii oraz daty wraz z godziną wykonania w karcie planowania działania. Wypełnienie pozostałych pól jest opcjonalne, służy jednak tworzeniu pełnego obrazu klinenta, kontrahenta, partnera biznesowego, dlatego zaleca się jak najpełniejsze wypełnianie.

Sekcje

Karta Działania podzielona została na sekcje, gdzie każda odpowiada za pewien zakres informacji.

Działanie (rodzaj)

Kategoria - rodzaj działania np. telefon, e-mail, spotkanie. Listę dostępnych do wyboru kategorii możemy samodzielnie zdefiniować w module Administracja → Słowniki danych

Przypisanie - powiązanie działania z kontaktem np. telefon do firmy AB Transport lub z projektem np. selekcja dostawców w projekcie Wdrożenie systemu CRM. Działanie może również pozostać nie przypisane.

Kierunek działania - w przypadku przypisania do kontaktu istnieje możliwość oznaczenia kierunku działania, czyli strony która je podjęła, np. w przypadku rozmowy telefonicznej wiadomo czy zadzwonił klient czy pracownik naszej firmy

Osoby kontaktowe - podobnie jak w przypadku kierunku działania opcja ta pojawia się wyłącznie po oznaczeniu Przypisanie: Kontakt, możemy wybrać osobę, z którą nastąpił kontakt w ramach danego przedsiębiorstwa

Priorytet - możliwość dodatkowego wyróżnienia działania np. wysokim priorytetem. Informacja o priorytecie pojawi się na liście działań

Data

Bezterminowo - pozwala oznaczyć zadanie jako nie posiadające dokładnej daty wykonania, przez co będzie się ono pojawiać w Planie dnia codziennie, aż do zmiany statusu na anulowane lub zakończone

Data rozpoczęcia i Data zakończenia - dzień oraz godzina o której dane działanie ma zostać wykonane, obie daty mogą być jednakowe lub stanowić przedział czasowy

Zajęty - oznaczenie opcji sprawia iż system nie pozwoli na zaplanowanie w podanym przedziale czasowym innego zadania dla wykonawcy działania

Cykl - opcja powiela zadanie wyznaczoną ilość razy, np. codziennie, co tydzień, co miesiąc, dodatkowo może być ono wykonywane np. tylko od poniedziałku do piątku

Wykonawcy

Zlecający - osoba planująca zadanie, nie podlega zmianom, zawsze jest to zalogowany użytkownik

Wykonawcy - jedna lub więcej osób odpowiedzialnych za wykonanie czynności

publiczne - opcja umieści Działanie w kalendarzach wszystkich osób posiadających odpowiednie uprawnienia podglądu, nawet jeśli nie są wykonawcami

Cele

Cele które powinny zostać osiągnięte podczas realizacji zadania. Celem wykonania telefonu może być np. umówienie spotkania, itd.Ustanowienie celu sprawi, iż oznaczenie działania jako zakończone będzie oznaczało konieczność wskazania stanu zakończenia, tj. sukces lub porażka. Listę dostępnych celów zdarzeń możemy zdefiniować samodzielnie w zakładce Słowniki danych → Cele zdarzeń modułu Administracja.

Opis, uwagi

Krótki opis działania, najważniejsze informacje które go dotyczą. Opis będzie w całości widoczny z poziomu listy działań, dlatego warto ograniczyć jego długość.

Informacje dodatkowe

Szczegóły dotyczące realizacji działania, dowolna ilość tekstu. Jest to miejsce w systemie CRM Vision pozwalające na zapisanie, m.in. wszelkich istotnych, ciekawych, niestandardowych wymagań klienta, znajomość których pozwoli na obsługę na najwyższym poziomie oraz poznanie klienta przez pracowników nie mających takiej możliwości wcześniej. Nie wymaga to konieczności kontaktu osobistego czy telefonicznego, co dodatkowo podnosi wartość tego rodzaju danych. Informacje dodatkowe można szybko przeglądać na liście historii działań poszczególnych kontaktów.

Dyskusja

Możliwość wymiany informacji między zlecającym a wykonawcami działania.

Przypomnienie

Powiadom wykonawców - możliwość zaplanowania automatycznego przypomnienia generowanego przez system w zadanym terminie.

Na skróty - możliwość szybkiego ustawienia przypomnienia według zdefiniowanej listy, np. godzinę wcześniej.

Pliki, Linki

Obie sekcje pojawiają się po zapisaniu zaplanowanego działania, przycisk Zapisz. Dają możliwość zamieszczenia pliku lub linku np. dokumentacji w formie elektronicznej lub do stron internetowych związanych z realizacją działania.

Inne

wymaga późniejszego uzupełnienia - oznaczenie pozwoli przenieść zadanie do zakładki Uzupełnij

↑ Spis treści

Możliwości zapisu

Zapisz

- pozwala na zapisanie wypełnionej karty działania w celu zabezpieczenia przed utratą wpisanych danych i kontynuacji, np. dodania linku.

Zapisz i dołącz pliki

- zapisuje wypełnioną kartę działania i otwiera okno dodawania pliku do działania.

Zapisz i zaplanuj podobne

- pozwala na zapisanie zadania i automatyczne otwarcie nowej karty działania, wypełnionej analogicznie w celu zmiany części informacji, np. przypisania do innego kontaktu, projektu lub innej daty.

↑ Spis treści

Planowanie działań z różnych miejsc w systemie

System CRM Vision pozwala na szybkie wykonywanie wszelkich czynności na każdym ekranie. Zaplanowanie nowego działania możliwe jest w kilku miejscach.

Działania

Działania → Plan dnia → Zaplanuj nowe

Kalendarz

Kalendarz → Zaplanuj (plus w polu danego dnia - dotyczy dziś oraz kolejnych dni) Można zaplanować tylko przyszłe zadania, zadania przeszłe dodawane są jako zakończone lub anulowane.

Kontakty

Kontakty → karta kontaktu (otwórz dowolny kontakt) → Plan → Zaplanuj

Projekty

Projekty → karta projektu (otwórz dowolny projekt) → Plan → Zaplanuj

↑ Spis treści