Karta szczegółów projektu
Projekt w systemie CRM Vision to dowolne przedsięwzięcie w firmie grupujące wiele działań. Projekt można więc traktować jako sprawę, której skuteczne załatwienie wymaga np. wykonania kilku telefonów, odbycia spotkania i wysłania odpowiednich wiadomości e-mail. W ramach projektu możemy wyodrębnić etapy jego realizacji, określić kto będzie odpowiedzialny za ich wykonanie oraz zamieszczać materiały powiązane z projektem. Ponadto istnieje możliwość kontrolowania strony finansowej projektu (Budżet) jak również nadzorowania statusu jego realizacji. Projektem może być np. obsługa większego zlecenia od Klienta, szkolenie, kampania reklamowa, wdrożenie nowego rozwiązania w firmie, realizacja długoterminowej umowy, itp. Poniżej przedstawiono opis elementów okna szczegółów projektu.
Spis treści
Lista sekcji karty szczegółów projektu
Dane podstawowe
W tej sekcji podajemy kluczowe informacje o projekcie m.in. jego nazwę, ramy czasowe, aktualny status. Wszelkie dodatkowe uwagi odnośnie projektu należy umieścić w polu opis którego szerokość automatycznie dostosuje się do ilości wprowadzonego tekstu. Pole realizacja określa procentowo na jakim etapie realizacji znajduje się dany projekt. W celu łatwiejszego wyszukiwania warto uzupełnić pole słowa kluczowe w którym należy podać frazy charakterystyczne dla projektu. W przypadku gdy wyodrębnione zostały podprojekty wartość tego pola jest automatycznie wyliczana jako średnia podprojektów. W prawym górnym rogu, tuż nad sekcją danych podstawowych po kliknięciu przycisku Historia zmian możemy sprawdzić kto i kiedy wykonywał wszelkie zmiany w projekcie. Użytkownicy o zaawansowanych uprawnieniach mają możliwość samodzielnego zdefiniowania pól dodatkowych które miałyby znajdować się w tej sekcji. Mogą to być zarówno pola tekstowe jak również pole pozwalające na umieszczenie dodatkowej daty. Istnieje również możliwość dodania wyboru województwa projektu oraz pola do określenia wartości projektu. Pozycje dostępne na liście wyboru statusów projektu również można dostosować do własnych potrzeb w zakładce Admin.
Nazwa - unikalna nazwa projektu
Data rozpoczęcie oraz Data zakończenia - ramych czasowe projektu
Status - oznaczenie projektu, statusy projektów można ustanowić w Słowniku danych
Kolor - możliwość nadania koloru dla projektu na liście projektów oraz Diagramie Gantta
Realizacja [%] - procentowy stan realizacji projektu, należy aktualizować samodzielnie, w przypadku gdy Projekt posiada kilka
Podprojektów, procent realizacji całości obliczany jest jako średnia arytmetyczna części składowych
Opis - opis projektu
Słowa kluczowe - lista słów opisująch projekt
Uczestnicy
W sekcji uczestnicy określamy osoby zaangażowane w realizację projektu wewnątrz firmy/organizacji. Zależnie od pełnionej roli istnieje możliwość nadania odpowiednich uprawnień wewnątrz projektu. Poziomy dostępu:
- Podgląd - użytkownik będzie widział projekt i podstawowe informacje o nim na liście projektów ale nie będzie mógł sprawdzić szczegółowych informacji o projekcie.
- Odczyt - użytkownik będzie miał wgląd do podstawowych danych projektu bez dostępu do działań z nim powiązanych, jednakże nie będzie mógł w nim niczego zmieniać.
- Odczyt z zadaniami - użytkownik będzie miał pełny wgląd do projektu z mozliwością przeglądania powiązanych działań, jednakże nie będzie mógł w nim niczego zmieniać.
- Edycja - użytkownik będzie mógł również zmieniać dane w projekcie za wyjątkiem sekcji administracyjnych czyli np. uprawnień pozostałych użytkowników do projektu.
- Zarządzanie - użytkownik ma pełne prawa do edycji projektu łącznie z sekcjami administracyjnymi takimi jak uczestnicy projektu, budżet.
Podprojekty (etapy)
Sekcja podprojektów pozwala w szybki i czytelny sposób wyróżnić poszczególne etapy projektu. Do każdego z etapów możemy określić informacje analogiczne jak w projekcie głównym, m.in. zakres czasowy, status, osoby odpowiedzialne lub zaangażowane w realizację danego etapu.
W każdym etapie możemy rejestrować i planować działania, które go dotyczą, np.:
- spotkania
- telefony
- maile
W projekcie można łatwo sprawdzić harmonogram poszczególnych etapów w formie graficznej dzięki diagramowi Gantta.
Wewnątrz etapu projektu mogą zostać przydzielone odpowiednie uprawnienia dla uczestników oraz zaplanowane działania, budżet, faktury, pliki.
Podprojekty mogła służyć również w celu ukrycia części elementów. Może to dotyczyć zarówno użytkowników systemu, jak również osób postronnych którym prezentujemy na ekranie komputera projekt oraz jego strukturę, tak aby elementy o których nie chcemy przekazywać wiedzy były niewidoczne przez cały czas prowadzenia prezentacji.
Grupy
Sekcja grup pozwala na określenie do jakich grup projektowych zalicza się dany projekt. Każdy projekt może zostać przypisany do dowolnej ilości grup oraz podgrup. Dzięki temu istnieje możliwość kategoryzowania projektów po dowolnych kryteriach np. ze względu na charakter projektu, obszar który obejmuje, rodzaj klientów dla których jest realizowany. W efekcie podczas pracy z projektami jesteśmy w stanie łatwo wyszukać te, które należą do danej grupy.
Kontakty
W sekcji kontaktów należy określić firmy które są powiązane z danym projektem np. klienci dla których projekt jest realizowany, dostawcy, partnerzy, lub innego typu kontrahenci. Istnieje możliwość dodania zarówno już istniejących w systemie kontaktów jak również zarejestrowania nowych. Każde przypisanie kontaktu do projektu można opatrzyć stosownym komentarzem, określając np. rolę jaką pełni dany kontrahent w projekcie. Dodatkowo można zdefiniować zakres czasowy przynależności kontaktu do projektu, gdyż nie musi być on tożsamy z czasem trwania całego projektu.
Budżety
Budżet projektu pozwala na łatwe zdefiniowanie planowanych i rzeczywistych przychodów oraz kosztów w danym projekcie. W szczególności możemy określić rodzaje wydatków i spodziewanych przychodów za pomocą pozycji budżetowych. Do każdej z pozycji możemy zaplanować kwoty, które system automatycznie porówna z rzeczywistością, jeśli przypiszemy do tej pozycji faktury z nią związane. System na podstawie wprowadzonych informacji obliczy wynik dla całej struktury budżetowej naszego projektu. Dokładny opis sposobu tworzenia ewidencji finansowej znajduje się w artykule Budżety projektów.
Faktury
Alternatywnym sposobem do budżetowania w kwestii określania finansów projektu jest sekcja powiązanych z nim faktur. Możemy w prosty sposób połączyć fakturę przychodową lub kosztową z projektem. Istnieje możliwość powiązania z projektem dowolnej ilości faktur - system automatycznie obliczy zyski lub koszty danego projektu oraz pozwoli na szybkie filtrowanie dokumentów po ich kategorii np. koszty reklamowe.
Zamówienia
Sekcja zamówień pozwala na szybkie połączenie istniejących, lub dodanie nowych zamówień powiązanych z danych projektem. System automatycznie obliczy wartość dowiązanych zamówień oraz pozwoli na ich filtrowania względem kategorii np. zamówienia publiczne. Prezentowane są również linki do ofert i zamówień związanych z każdym zamówieniem.
Oferty
Określanie powiązanych z danym projektem ofert umożliwia uporządkowanie informacji i szybką nawigację między projektem a składanymi ofertami. System podsumowuje wartości ofert i pozwala na ich filtrowanie względem kategorii np. oferty promocyjne.
Linki
Sekcja linków służy do określania powiązań projektu z materiałami zewnętrznymi, głównie stronami internetowymi. W przypadku wdrożenia systemu w wersji server istnieje możliwość definiowania również linków do dużej wielkości plików które nie mogły zostać wgrane bezpośrednio do systemu.
Pliki
W sekcji plików możemy wgrać dokumenty powiązane z danym projektem. Pliki mogą zostać wgrane w dowolnym formacie (np. pdf, doc). Dzięki automatycznej numeracji kolejnych wersji pliku mamy łatwy dostęp do archiwalnych dokumentów. Plik możemy wybrać zarówno spośród tych wcześniej wgranych do systemu jak również możemy dograć nowy plik z dysku swojego komputera.