Import/Eksport kontaktów: Różnice pomiędzy wersjami
| (Nie pokazano 2 pośrednich wersji utworzonych przez tego samego użytkownika) | |||
| Linia 19: | Linia 19: | ||
Czynność polega na wybraniu z dysku komputera pliku z kontaktami, które chcemy umieścić w bazie. Dla zaimportowanych Kontaktów będzie można wykonywać takie same akcje jak dla Kontaktów dodanych pojedynczo w systemie CRM Vision. Wskazówki dotyczące importu są umieszczone w oknie '''Import listy kontaktów''' otwierającym się po kliknięciu przycisku '''Import danych'''. | Czynność polega na wybraniu z dysku komputera pliku z kontaktami, które chcemy umieścić w bazie. Dla zaimportowanych Kontaktów będzie można wykonywać takie same akcje jak dla Kontaktów dodanych pojedynczo w systemie CRM Vision. Wskazówki dotyczące importu są umieszczone w oknie '''Import listy kontaktów''' otwierającym się po kliknięciu przycisku '''Import danych'''. | ||
* Można zaimportować jedynie pliki w formacie MS Excel z odpowiednią strukturą kolumn. Struktura pliku dostępna po wykonaniu eksportu danych - wystarczy dokonać eksportu listy zawierającej co najmniej jeden kontakt, który może być przygotowany wyłącznie na potrzeby tegoż eksportu, np. dodanie nowego kontaktu o nazwie "A" bez uzupełniania innego rodzaju informacji. | * Można zaimportować jedynie pliki w formacie MS Excel z odpowiednią strukturą kolumn. Struktura pliku dostępna po wykonaniu eksportu danych - wystarczy dokonać eksportu listy zawierającej co najmniej jeden kontakt, który może być przygotowany wyłącznie na potrzeby tegoż eksportu, np. dodanie nowego kontaktu o nazwie "A" bez uzupełniania innego rodzaju informacji. | ||
| − | [[Plik:import_eksport1.png|center|link=http://help.crmvision.pl/images/f/f5/Import_eksport1.png]] | + | <div style="text-align:center;">'''KONTAKTY → Kontakty → import danych'''</div> |
| + | [[Plik:import_eksport1.png|center|600px|link=http://help.crmvision.pl/images/f/f5/Import_eksport1.png]] | ||
===Import listy kontaktów=== | ===Import listy kontaktów=== | ||
W karcie '''Import listy kontaktów''' należy: | W karcie '''Import listy kontaktów''' należy: | ||
| Linia 31: | Linia 32: | ||
Ustalamy czy system ma powielać te same kontakty następująco: | Ustalamy czy system ma powielać te same kontakty następująco: | ||
# '''Nadpisz''' - sposób importu polegający na zastępowaniu obecnej wartości pola treścią dodawaną - znajdującą się w importowanym pliku - akcja zostanie wykonana dla wszystkich komórek, co oznacza, że również puste zostaną wstawione w miejsce uzupełnionych. | # '''Nadpisz''' - sposób importu polegający na zastępowaniu obecnej wartości pola treścią dodawaną - znajdującą się w importowanym pliku - akcja zostanie wykonana dla wszystkich komórek, co oznacza, że również puste zostaną wstawione w miejsce uzupełnionych. | ||
| − | # '''Scal''' - następuje wypełnienie danymi komórek pustych oraz aktualizacja danych w komórkach wypełnionych. | + | # '''Scal''' - następuje wypełnienie w CRM Vision danymi komórek pustych oraz aktualizacja danych w komórkach wypełnionych. |
# '''Nie nadpisuj''' - system pozostawia wcześniej utworzone wpisy (rekordy) bez zmian, nawet jeżeli w importowanym pliku znajdują się nowe (inne) dane pod tą samą '''nazwą skrótem''' lub nr '''NIP'''. | # '''Nie nadpisuj''' - system pozostawia wcześniej utworzone wpisy (rekordy) bez zmian, nawet jeżeli w importowanym pliku znajdują się nowe (inne) dane pod tą samą '''nazwą skrótem''' lub nr '''NIP'''. | ||
=====Opiekunowie===== | =====Opiekunowie===== | ||
Ustalamy czy osoba importująca ma zostać uznana za opiekuna kontaktów. Jeżeli w importowanym pliku inny opiekun jest już oznaczony, nie jest konieczne ustanawianie siebie opiekunem, można także wymusić brak opiekuna | Ustalamy czy osoba importująca ma zostać uznana za opiekuna kontaktów. Jeżeli w importowanym pliku inny opiekun jest już oznaczony, nie jest konieczne ustanawianie siebie opiekunem, można także wymusić brak opiekuna | ||
| − | [[Plik:import2.png| | + | [[Plik:import2.png|center|600px|Karta Importu listy kontaktów|link=http://help.crmvision.pl/images/5/57/Import2.png]] |
{{Informacja|Kontakty można importować tylko z '''arkuszy Microsoft Excel'''. Format arkusza jest ściśle określony - ma strukturę analogiczną do pliku wyeksportowanego z systemu CRM. Jeśli chcieliby Państwo zaimportować plik w innym formacie lub o innej strukturze, prosimy o [[mailto:biuro@crmvision.pl kontakt]].}} | {{Informacja|Kontakty można importować tylko z '''arkuszy Microsoft Excel'''. Format arkusza jest ściśle określony - ma strukturę analogiczną do pliku wyeksportowanego z systemu CRM. Jeśli chcieliby Państwo zaimportować plik w innym formacie lub o innej strukturze, prosimy o [[mailto:biuro@crmvision.pl kontakt]].}} | ||
{{Informacja|Unikalnym identyfikatorem każdego kontaktu jest jego '''nazwa skrócona''' lub '''numer NIP''' (wybierane każdorazowo podczas importu).}} | {{Informacja|Unikalnym identyfikatorem każdego kontaktu jest jego '''nazwa skrócona''' lub '''numer NIP''' (wybierane każdorazowo podczas importu).}} | ||
| Linia 47: | Linia 48: | ||
==Eksport danych== | ==Eksport danych== | ||
Wybranie przycisku '''Eksport danych''' otworzy okno zapisu pliku w wybranym przez użytkownika miejscu na dysku. Można wyeksportować całą listę kontaktów lub tylko część według ściśle określonych kryteriów po wykonaniu [[Wyszukiwanie kontaktów|wyszukiwania]]. | Wybranie przycisku '''Eksport danych''' otworzy okno zapisu pliku w wybranym przez użytkownika miejscu na dysku. Można wyeksportować całą listę kontaktów lub tylko część według ściśle określonych kryteriów po wykonaniu [[Wyszukiwanie kontaktów|wyszukiwania]]. | ||
| − | [[Plik:import_eksport2.png|center|link=http://help.crmvision.pl/images/b/bc/Import_eksport2.png]] | + | <div style="text-align:center;">'''KONTAKTY → Kontakty → eksport danych'''</div> |
| + | [[Plik:import_eksport2.png|center|600px|link=http://help.crmvision.pl/images/b/bc/Import_eksport2.png]] | ||
{{top}} | {{top}} | ||
Aktualna wersja na dzień 14:37, 11 kwi 2014
System CRM Vision umożliwia Import gotowej listy kontaktów, np. z pliku Excel. Możliwy jest także Eksport dokonywany do takiego samego formatu pliku.
W celu wykonania importu lub eksportu kontaktów należy posiadać odpowiedni poziom uprawnień, zatem tylko powołane osoby mają taką możliwość.
Spis treści
Import danych
Import wykonujemy przez wybranie przycisku Import danych w module Kontakty.
Czynność polega na wybraniu z dysku komputera pliku z kontaktami, które chcemy umieścić w bazie. Dla zaimportowanych Kontaktów będzie można wykonywać takie same akcje jak dla Kontaktów dodanych pojedynczo w systemie CRM Vision. Wskazówki dotyczące importu są umieszczone w oknie Import listy kontaktów otwierającym się po kliknięciu przycisku Import danych.
- Można zaimportować jedynie pliki w formacie MS Excel z odpowiednią strukturą kolumn. Struktura pliku dostępna po wykonaniu eksportu danych - wystarczy dokonać eksportu listy zawierającej co najmniej jeden kontakt, który może być przygotowany wyłącznie na potrzeby tegoż eksportu, np. dodanie nowego kontaktu o nazwie "A" bez uzupełniania innego rodzaju informacji.
KONTAKTY → Kontakty → import danych
Import listy kontaktów
W karcie Import listy kontaktów należy:
- wybrać z dysku plik w formacie MS Excel z listą kontaktów
- ustalić Identyfikator kontaktu
- ustalić rodzaje powtórzeń
- ustalić sposób przypisywania opiekunów
Identyfikator kontaktu
Czyli "wyróżnik", według którego podczas importu będzie sprawdzane czy dany kontakt już w bazie istnieje, może to być nazwa skrócona lub NIP
Powtórzenia
Ustalamy czy system ma powielać te same kontakty następująco:
- Nadpisz - sposób importu polegający na zastępowaniu obecnej wartości pola treścią dodawaną - znajdującą się w importowanym pliku - akcja zostanie wykonana dla wszystkich komórek, co oznacza, że również puste zostaną wstawione w miejsce uzupełnionych.
- Scal - następuje wypełnienie w CRM Vision danymi komórek pustych oraz aktualizacja danych w komórkach wypełnionych.
- Nie nadpisuj - system pozostawia wcześniej utworzone wpisy (rekordy) bez zmian, nawet jeżeli w importowanym pliku znajdują się nowe (inne) dane pod tą samą nazwą skrótem lub nr NIP.
Opiekunowie
Ustalamy czy osoba importująca ma zostać uznana za opiekuna kontaktów. Jeżeli w importowanym pliku inny opiekun jest już oznaczony, nie jest konieczne ustanawianie siebie opiekunem, można także wymusić brak opiekuna
- opcja nadpisywanie będzie zaznaczona, kontakty o tym samym identyfikatorze zostaną całkowicie zastąpione danymi z wczytywanego arkusza.
- zostanie zaznaczona opcja scalania, u powtarzających się kontaktów nadpisane zostaną tylko wypełnione komórki z arkusza (puste komórki w arkuszu nie wpłyną na istniejące kontakty).
- zaznaczona będzie opcja nie nadpisuj, powtarzające się kontakty nie zostaną wczytane.
Eksport danych
Wybranie przycisku Eksport danych otworzy okno zapisu pliku w wybranym przez użytkownika miejscu na dysku. Można wyeksportować całą listę kontaktów lub tylko część według ściśle określonych kryteriów po wykonaniu wyszukiwania.
KONTAKTY → Kontakty → eksport danych
