Mailing

Poprzedni (Tworzenie i wysyłka e-maili)

Jesteś tutaj: Pomoc → E-mail → WYSYŁKA E-MAILI

MENU (Wysyłka e-maili)

W systemie CRM Vision można stworzyć dowolny mailing i wysłać do wszystkich odbiorców znajdujących się w danej grupie kontaktów.

W pierwszej kolejności powinniśmy skonfigurować konto pocztowe służące wysyłce wiadomości mailingowych. Czynność wykonujemy w module Admin → Mailing. Należy upewnić się również, że posiadamy odpowiednie uprawnienia do wysyłania mailingu. Następnie w module Kontakty → Grupy kontaktów należy wybrać Grupę do której chcemy wysłać mailing i utworzyć wiadomość, łącznie z zaplanowaniem terminu jej wysyłki.

Standard wysyłki mailingu z CRM Vision:

• każdy odbiorca widzi tylko własny adres e-mail,
• wiadomości wysyłane są co 10 sekund,
• informacja o niedostarczonych wiadomościach pojawia się w CRM Vision - po korekcie adresu mogą zostać wysłane ponownie.

Nadanie uprawnień do wysyłki mailingu

Nadrzędnym uprawnieniem do wysyłki seryjnej mailingu, np. z listy kontaktów, jest "administracja" Grupami kontaktów

ADMIN → Role → wybieramy rolę dla której ma zostać ustanowiona możliwość wysyłki mailingu → oznaczamy uprawnienie w sekcji grupy - administracja

Uprawnienia wysyłki w przypadku dostępu do pojedynczych grup kontaktów

• Pierwszym krokiem, jeszcze przed przygotowaniem mailingu, jest nadanie odpowiednich uprawnień wysyłki.
  

ADMIN → Role → wybieramy rolę dla której ma zostać ustanowiona możliwość wysyłki mailingu → oznaczamy uprawnienie w sekcji mailing

• Następnie w module Kontakty → Grupy kontaktów należy posiadać uprawnienie odczytu kontaktów Grupy do której chcemy wysłać mailing.

• Po spełnieniu powyższych dwóch warunków możemy rozpocząć tworzenie wiadomości seryjnych. Możliwość wysyłki mailingu nie będzie w tym przypadku dostępna z ekranu KONTAKT->Dla zaznaczony:utwórz mailing.

Zasady wysyłki mailingu

Wysyłka mailingu może odbywać się z różnych kont pocztowych w zależności od potrzeb. Może to być główne konto firmowe, np. biuro@nazwafirmy.pl lub osobiste danego użytkownika, np. księgowej w przypadku informacji finansowych, handlowca w przypadku seryjnej wysyłki ofert do klientów. W zależności od tego kto ma być nadawcą, można zmienić ustawienia wysyłki mailingu.

Wysyłki mailingu mogą dokonywać użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienie, jest ono określane dwuskładnikowo jako grupy kontaktów - administracja oraz mailing. Powinno zostać oznaczone w przypisanej do nich Roli użytkownika.

Jeśli mailing ma zostać wysłany do wielu klientów znajdujących się w kilku różnych grupach można wykonać akcję dla zaznaczonych przypisując odpowiednie kontakty do jednej grupy, a następnie wysłać mailing, tak jak zostało to opisane w poniższej tabeli.

Pracę rozpoczynamy w module KONTAKTY → zakładce Kontakty
zaznaczamy kontrahentów, znajdujących się w kilku lub nie przypisanych do żadnej grupy
z listy dla zaznaczonych wybieramy GRUPY: przypisz do grupy
kolejnym krokiem jest przypisanie do właściwej grupy, należy pamiętać że musi zostać stworzona przed rozpoczęciem całej operacji, gdyż nie w tym miejscu możliwości stworzenia grupy "ad hoc"
na Liście kontaktów pozostaje wybrać przycisk Wykonaj
następnie po przejściu do KONTAKTY → Grupy kontaktów → Klient (grupa) przygotowujemy mailing
ostatnim krokiem jest zatwierdzenie przygotowanego mailingu

↑ spis treści

Tworzenie jednorazowego mailingu

Jednorazowy mailing można wysłać do losowo oznaczonych lub starannie wyselekcjonowanych kontaktów dzięki zastosowaniu kryteriów wyszukiwania.

Pracę rozpoczynamy na ekranie KONTAKTY → Lista kontaktów wybierając te do których chcemy wysłać mailing.

Na liście Dla zaznaczonych wybieramy opcję utwórz mailing.

Potwierdzamy dokonany wybór...

...i przechodzimy do KONTAKTY → Grupy kontaktów, gdzie została utworzona grupa o nazwie mailing + nr (1, 2, itd. zależnie od liczby wysyłanych mailingów) z datą dzienną.

Kolejne kroki są analogiczne do poniższych, czyli podczas wysyłki do dowolnej grupy kontaktów.

↑ spis treści

Wysyłka mailingu do grupy kontaktów

Pracę rozpoczynamy od ekranu grupy kontaktów w zakładce Mailing

Każdy stworzony mailing wymaga ostatecznej akceptacji przed wysyłką.

↑ spis treści

Dodawanie zdjęć do wiadomości mailingowej

W systemie CRM Vision w czasie tworzenia e-maila wysyłanego do wielu odbiorców istnieje możliwość dodania plików zdjęć lub skanów zapisanych jako .jpg czy .png

Dodawanie zdjęć z dysku komputera

W przypadku załączania zdjęć znajdujących się na komputerze wybieramy je z dysku.

Dodawanie zdjęć z Wirtualnego dysku systemu CRM Vision

Jeśli posiadają Państwo uruchomiony moduł PLIKI możliwe jest wstawienie zdjęć do wiadomości e-mail bezpośrednio z systemu CRM Vision.

↑ spis treści

Wysyłka mailingu

Wysyłkę przygotowanego mailingu znajdującego się w zakładce KONTAKTY → Grupy kontaktów → wybór konkretnej grupy → Mailing warto rozpocząć od sprawdzenia czy przygotowana wiadomość spełnia nasze oczekiwania.

Można to zrobić przy pomocy funkcji Testuj, wysyłającej e-mail do twórcy mailingu lub innej dowolnie wybranej osoby.

Po przetestowaniu można Zatwierdzić mailing.

Zatwierdzone wiadomości można obejrzeć przy użyciu funkcji Wygenerowane emaile

Maile po wysłaniu o wyznaczonej godzinie znikną z kolumny Do wysłania pojawiając się w kolumnie Wysłane.

Po wysłaniu pojawi się informacja o zakończeniu czynności przez CRM Vision.

Jeżeli podczas wysyłki wystąpią błędy system poinformuje nas o tym odpowiednim komunikatem.

Po otwarciu karty Wygenerowane maile błędnie wiadomości możne przesłać ponownie. Pokaż błędne → zaznacz wszystkie → Dla zaznaczonych: Błędne wyślij ponownie → Wykonaj

Wysłane mailingi widoczne są w karcie kontaktu w sekcji Historia.

↑ spis treści

Tworzenie szablonu mailingu

• szablon można stworzyć w zakładce Szablony mailingu → Nowy szablon

• prostym sposobem na zapisanie już istniejącego mailingu jako szablonu jest użycie opcji Zapisz jako szablon w karcie Edycja mailingu

↑ spis treści

Tworzenie mailingu przy pomocy szablonu

↑ spis treści

Indywidualne powitanie w każdym mailu (Szanowna Pani/Szanowny Panie)

W treści maila można użyć słowa specjalnego: <POWITANIE> (pisanego łącznie z nawiasami ostrymi). Spowoduje to zamianę w momencie generowania emaili na:

warunek	wygenerowana treść powitania
jeśli adresatem jest email firmowy	"Szanowni Państwo"
jeśli adresatem jest konkretna osoba z firmy:
jeśli osoba jest płci żeńskiej	"Szanowna Pani"
jeśli osoba jest płci męskiej	"Szanowny Panie"
jeśli osoba nie ma zaznaczonej płci	"Szanowny Kliencie"

↑ spis treści

Dla administratora

Informacje dotyczące ustawień konfiguracji kont w systemie CRM Vision: Administracja → Mailing - konfiguracja

Konfiguracja głównego konta pocztowego do wysyłki mailingu

zobacz: Administracja → Mailing - konfiguracja konta

Konfiguracja kont pocztowych użytkowników do wysyłki mailingu

zobacz: Administracja → Uprawnienia indywidualne

Uprawnienia

zobacz: Administracja → Mailing - uprawnienia wysyłania

↑ spis treści

Poprzedni (Tworzenie i wysyłka e-maili)

Jesteś tutaj: Pomoc → E-mail → WYSYŁKA E-MAILI

MENU (Wysyłka e-maili)