Mailing
W systemie CRM Vision można stworzyć dowolny mailing i wysłać do wszystkich odbiorców znajdujących się w danej grupie kontaktów.
W pierwszej kolejności powinniśmy skonfigurować konto pocztowe służące wysyłce wiadomości mailingowych. Czynność wykonujemy w module Admin → Mailing. Należy upewnić się również, że posiadamy odpowiednie uprawnienia do wysyłania mailingu. Następnie w module Kontakty → Grupy kontaktów należy wybrać Grupę do której chcemy wysłać mailing i utworzyć wiadomość, łącznie z zaplanowaniem terminu jej wysyłki.
Standard wysyłki mailingu z CRM Vision:
- każdy odbiorca widzi tylko własny adres e-mail,
- wiadomości wysyłane są co 10 sekund,
- informacja o niedostarczonych wiadomościach pojawia się w CRM Vision - po korekcie adresu mogą zostać wysłane ponownie.
Spis treści
- 1 Nadanie uprawnień do wysyłki mailingu
- 2 Zasady wysyłki mailingu
- 3 Tworzenie jednorazowego mailingu
- 4 Wysyłka mailingu do grupy kontaktów
- 5 Dodawanie zdjęć do wiadomości mailingowej
- 6 Wysyłka mailingu
- 7 Tworzenie szablonu mailingu
- 8 Tworzenie mailingu przy pomocy szablonu
- 9 Indywidualne powitanie w każdym mailu (Szanowna Pani/Szanowny Panie)
- 10 Dla administratora
Nadanie uprawnień do wysyłki mailingu
- Pierwszym krokiem, jeszcze przed przygotowaniem mailingu, jest nadanie odpowiednich uprawnień wysyłki.
ADMIN → Role → wybieramy rolę dla której ma zostać ustanowiona możliwość wysyłki mailingu → oznaczamy uprawnienie w sekcji mailing
- Następnie w module Kontakty → Grupy kontaktów należy posiadać uprawnienie odczytu kontaktów Grupy do której chcemy wysłać mailing.
- Po spełnieniu powyższych dwóch warunków możemy rozpocząć tworzenie wiadomości seryjnych.
Zasady wysyłki mailingu
Wysyłka mailingu może odbywać się z różnych kont pocztowych w zależności od potrzeb. Może to być główne konto firmowe, np. biuro@nazwafirmy.pl lub osobiste danego użytkownika, np. księgowej w przypadku informacji finansowych, handlowca w przypadku seryjnej wysyłki ofert do klientów. W zależności od tego kto ma być nadawcą, można zmienić ustawienia wysyłki mailingu.
Wysyłki mailingu mogą dokonywać użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienie, jest ono określane dwuskładnikowo jako grupy kontaktów - administracja oraz mailing. Powinno zostać oznaczone w przypisanej do nich Roli użytkownika.
Jeśli mailing ma zostać wysłany do wielu klientów znajdujących się w kilku różnych grupach można wykonać akcję dla zaznaczonych przypisując odpowiednie kontakty do jednej grupy, a następnie wysłać mailing, tak jak zostało to opisane w poniższej tabeli.
| Pracę rozpoczynamy w module KONTAKTY → zakładce Kontakty | 
|
| zaznaczamy kontrahentów, znajdujących się w kilku lub nie przypisanych do żadnej grupy | 
|
| z listy dla zaznaczonych wybieramy GRUPY: przypisz do grupy | 
|
| kolejnym krokiem jest przypisanie do właściwej grupy, należy pamiętać że musi zostać stworzona przed rozpoczęciem całej operacji, gdyż nie w tym miejscu możliwości stworzenia grupy "ad hoc" | 
|
| na Liście kontaktów pozostaje wybrać przycisk Wykonaj | 
|
| następnie po przejściu do KONTAKTY → Grupy kontaktów → Klient (grupa) przygotowujemy mailing | 
|
| ostatnim krokiem jest zatwierdzenie przygotowanego mailingu | 
|
Tworzenie jednorazowego mailingu
Jednorazowy mailing można wysłać do losowo wybranych kontaktów lub starannie wyselekcjonowanych dzięki zastosowaniu kryteriów wyszukiwania. Po
Wysyłka mailingu do grupy kontaktów
Pracę rozpoczynamy od ekranu grupy kontaktów w zakładce Mailing
Dodawanie zdjęć do wiadomości mailingowej
W systemie CRM Vision w czasie tworzenia e-maila wysyłanego do wielu odbiorców istnieje możliwość dodania plików zdjęć lub skanów zapisanych jako .jpg czy .png
Dodawanie zdjęć z dysku komputera
W przypadku załączania zdjęć znajdujących się na komputerze wybieramy je z dysku.
Dodawanie zdjęć z Wirtualnego dysku systemu CRM Vision
Jeśli posiadają Państwo uruchomiony moduł PLIKI możliwe jest wstawienie zdjęć do wiadomości e-mail bezpośrednio z systemu CRM Vision.
Wysyłka mailingu
Wysyłkę przygotowanego mailingu znajdującego się w zakładce KONTAKTY → Grupy kontaktów → wybór konkretnej grupy → Mailing warto rozpocząć od sprawdzenia czy przygotowana wiadomość spełnia nasze oczekiwania.
Można to zrobić przy pomocy funkcji Testuj, wysyłającej e-mail do twórcy mailingu lub innej dowolnie wybranej osoby.
Po przetestowaniu można Zatwierdzić mailing.
Zatwierdzone wiadomości można obejrzeć przy użyciu funkcji Wygenerowane emaile
Maile po wysłaniu o wyznaczonej godzinie znikną z kolumny Do wysłania pojawiając się w kolumnie Wysłane.
Po wysłaniu pojawi się informacja o zakończeniu czynności przez CRM Vision.
Jeżeli podczas wysyłki wystąpią błędy system poinformuje nas o tym odpowiednim komunikatem.
Po otwarciu karty Wygenerowane maile błędnie wiadomości możne przesłać ponownie. Pokaż błędne → zaznacz wszystkie → Dla zaznaczonych: Błędne wyślij ponownie → Wykonaj
Wysłane mailingi widoczne są w karcie kontaktu w sekcji Historia.
Tworzenie szablonu mailingu
- szablon można stworzyć w zakładce Szablony mailingu → Nowy szablon
- prostym sposobem na zapisanie już istniejącego mailingu jako szablonu jest użycie opcji Zapisz jako szablon w karcie Edycja mailingu
Tworzenie mailingu przy pomocy szablonu
Indywidualne powitanie w każdym mailu (Szanowna Pani/Szanowny Panie)
W treści maila można użyć słowa specjalnego: <POWITANIE> (pisanego łącznie z nawiasami ostrymi). Spowoduje to zamianę w momencie generowania emaili na:
| warunek | wygenerowana treść powitania |
|---|---|
| jeśli adresatem jest email firmowy | "Szanowni Państwo" |
| jeśli adresatem jest konkretna osoba z firmy: | |
| jeśli osoba jest płci żeńskiej | "Szanowna Pani" |
| jeśli osoba jest płci męskiej | "Szanowny Panie" |
| jeśli osoba nie ma zaznaczonej płci | "Szanowny Kliencie" |
Dla administratora
Informacje dotyczące ustawień konfiguracji kont w systemie CRM Vision: Administracja → Mailing - konfiguracja
Konfiguracja głównego konta pocztowego do wysyłki mailingu
zobacz: Administracja → Mailing - konfiguracja konta
Konfiguracja kont pocztowych użytkowników do wysyłki mailingu
zobacz: Administracja → Uprawnienia indywidualne
Uprawnienia
zobacz: Administracja → Mailing - uprawnienia wysyłania
